Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 53 de 16/03/2018

INTRODUCCIÓN

Los cambios llevados a cabo con la remodelación de la estructura de la Universidad hacen necesario la modificación de la Normativa de Registro de la Universidad Internacional de Andalucía.

La normativa que se aprueba con fecha de hoy, se basa en la anterior Normativa de registro de la Universidad Internacional de Andalucía, de fecha 27 de mayo de 2008 y de funcionamiento del registro telemático de fecha 24 de mayo de 2011, publicada en BOJA 138, de 15 de julio de 2011, que quedan derogadas por la disposición derogatoria única de esta Resolución.

CAPÍTULO I

Disposiciones de carácter general

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

La presente Normativa dictada en desarrollo de los artículos 13, 16, 26, 27 y 66 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de los artículos 24, 25 y 26 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, regula, en el ámbito de la Universidad Internacional de Andalucía:

a) El régimen de funcionamiento de las oficinas de registro de documentos de la Universidad Internacional de Andalucía.

b) La presentación por los ciudadanos y entidades públicas o privadas, de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a cualquiera de las siguientes instancias de la Universidad Internacional de Andalucía:

1. Órganos de Gobierno de la Universidad.

2. Unidades administrativas, establecidas en la correspondiente Relación de Puestos de Trabajo.

3. Órganos de representación del Personal de Administración y Servicios de la Universidad Internacional de Andalucía.

c) La presentación por los interesados de solicitudes, escritos o comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a la Consejería de Economía y Conocimiento de la Junta de Andalucía, y a las Universidades Públicas de Andalucía, relativos a convocatorias de subvenciones o ayudas en materia de Enseñanza Superior Universitaria y/o Investigación, mientras esté vigente el actual convenio de colaboración en materia de registros administrativos publicado por Resolución de 24 de febrero de 2004, de la Secretaría General de Universidades e Investigación, y cualquier otro convenio que en el futuro pueda firmarse.

d) El ejercicio por los ciudadanos de sus derechos a la obtención de un recibo de las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a la Universidad Internacional de Andalucía; a la expedición de copias selladas de los documentos originales que aporten y deban obrar en el procedimiento, así como a la devolución de los documentos originales, previa compulsa de sus copias, cuando aquéllos no deban obrar en el procedimiento.

e) La remisión por los órganos o unidades citados en los puntos 1 al 3, ambos inclusive, del apartado b) del presente artículo, en su calidad de tales, de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidas a los particulares o a entidades públicas o privadas.

f) El registro de la recepción y la remisión de los documentos a que se refieren los apartados b), c) y e) del presente artículo.

g) La expedición de copias auténticas de los documentos públicos o privados de carácter administrativo expedidos por cualquiera de los órganos o unidades citados en el apartado b) del presente artículo.

CAPÍTULO II

Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones

Artículo 2. Lugares de presentación.

1. Excepto en aquellos procedimientos de carácter interno de la Universidad Internacional de Andalucía, cuyas normas indiquen expresamente la oficina de Registro de dicha Universidad en la que proceda presentar la correspondiente documentación, los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a órganos o unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía, de los indicados en el apartado b) del artículo 1 de las presentes normas, así como la documentación complementaria que acompañen a aquellas, en la oficina de registro general o auxiliar de dicha Universidad que deseen sin perjuicio de las restricciones que se determinan en la disposición adicional segunda.

2. Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, antes citada, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los citados órganos y unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía en cualquiera de los siguientes lugares:

• En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónico de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el art. 2.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

• En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

• En las oficinas de asistencia en materia de registros.

• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

3. Igualmente se podrán presentar en el Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía las solicitudes, escritos o comunicaciones, así como los documentos que las acompañen, dirigidas a la Consejería de Economía y Conocimiento de la Junta de Andalucía, y a las Universidades Públicas de Andalucía, relativos a convocatorias de subvenciones o ayudas en materia de Enseñanza Superior Universitaria y/o Investigación, mientras esté vigente el actual convenio de colaboración en materia de registros administrativos, publicado por Resolución de 24 de febrero de 2004, de la Secretaría General de Universidades e Investigación.

Artículo 3. Medios de presentación y documentos registrables.

1. La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos de cualquiera de los lugares previstos en el punto 1 del artículo anterior, se podrá efectuar por los siguientes medios:

• En soporte papel, sin que en ningún caso tengan esta consideración los recibidos a través de fax.

• Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, de acuerdo con las previsiones contenidas en el capítulo V de la presente normativa.

2. Según indica el artículo 44.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, cuando los participantes en las comunicaciones pertenezcan a una misma Administración Pública, ésta determinará las condiciones y garantías por la que se regirá que, al menos, comprenderá la relación de emisores y receptores autorizados y la naturaleza de los datos a intercambiar.

3. No tendrán la consideración de documentos registrables:

• Los documentos entre distintos órganos administrativos de la Universidad.

• Los documentos de publicidad y propaganda (incluida propaganda de cursos, jornadas, actividades y similares).

• Los duplicados de facturas y albaranes.

• Los que acompañan al escrito, solicitud o comunicación que se registra, excepto facturas originales.

• Los escritos, solicitudes o comunicaciones que versen manifiestamente sobre cuestiones ajenas a los órganos y competencias de la Universidad Internacional de Andalucía.

• Los anónimos y escritos de cuyo contenido no se pueda inferir su emisor.

• Las invitaciones, saludas, felicitaciones y cartas de carácter protocolario.

• Los escritos, solicitudes o comunicaciones dirigidos por los ciudadanos a órganos de la Administración del Estado, de las Comunidades Autónomas, de las Entidades Locales y Universidades con las que no se hubiera suscrito el correspondiente convenio.

• Las notas interiores, circulares y avisos, y en general los escritos y comunicaciones de carácter interno.

• Los certificados, actas, informes y otros documentos de constancia o juicio, que deberán ir acompañados de un escrito de remisión, que será el que se asiente en el sistema de registro.

4. Las comunicaciones entre órganos y unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía se efectuarán preferentemente a través de notas interiores y cuando a juicio del órgano o unidad emisora de la comunicación sea precisa la constancia de su recepción por el órgano o unidad de destino, se solicitará de ésta el oportuno acuse de recibo, que el órgano o unidad receptora deberá verificar de forma inmediata y por cualquier método que permita la constancia de la recepción.

5. Las comunicaciones entre órganos y unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía se efectuarán preferentemente en soporte electrónico, en las herramientas específicamente habilitadas para dichas comunicaciones y de acuerdo con las instrucciones que se dicten.

6. Los miembros de la comunidad universitaria deberán presentar sus solicitudes, escritos y comunicaciones, dirigidos a los órganos y unidades administrativas de la universidad, en aquellos procedimientos en que se establezca el Registro General como lugar de presentación, y en todo caso podrán hacerlo en defensa de sus propios intereses, cuando no actúen en representación del cargo que ejercen o puesto que ocupen en la Universidad.

Artículo 4. Efectos de la presentación.

1. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a órganos y unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía en cualquiera de los lugares previstos en el artículo 2 de las presentes normas producirá efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos.

2. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las oficinas de registro de la Universidad Internacional de Andalucía producirá como efecto, además de los efectos señalados en el párrafo anterior, el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa. Todo ello sin perjuicio de las especificaciones contenidas en el artículo 22, respecto del Registro Electrónico.

Artículo 5. Modelos y sistemas normalizados de solicitud.

1. Cuando se estime conveniente, para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos o formularios normalizados de solicitud, que se darán a conocer con los medios de difusión que se consideran más oportunos. Siempre que ello sea posible, los modelos y formularios indicados estarán disponibles para su descarga vía web. En todo caso, deberán establecerse tales modelos o formularios cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolución numerosa de una serie de procedimientos.

2. Los modelos y formularios a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios electrónicos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, antes citada, así como los artículos 33 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, antes citada, y en las normas que se establezcan sobre utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración de la Universidad Internacional de Andalucía. En todo caso, los sistemas normalizados de solicitud electrónica, serán los que se recojan en la página web de la Universidad Internacional de Andalucía https://eadministracion.unia.es

Artículo 6. Recibos de presentación.

1. La expedición de los recibos acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación, a los que se refiere el artículo 66 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, en los lugares señalados en el punto 1 del artículo 2 de las presentes normas, se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación.

2. Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la mencionada copia, en la que se hará constar por el funcionario de la Universidad Internacional de Andalucía que efectúe la recepción, el lugar de presentación y la fecha de la misma.

Si el ciudadano o su representante no la aportasen, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo anterior o por la expedición de un recibo.

En ningún caso la expedición de los mencionados recibos acreditativos de presentación, por cualquiera de los medios citados en los apartados anteriores, será de aplicación a la documentación que se aporte junto con las respectivas solicitudes, escritos o comunicaciones.

3. Cuando el ciudadano efectúe la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, de acuerdo con las previsiones contempladas en el capítulo V de las presentes normas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos expresados en los apartados anteriores, según indica el artículo 25.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, antes citada.

CAPÍTULO III

Expedición de copias de documentos en formato papel

Artículo 7. Aportación de documentos originales al procedimiento.

1. Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por los ciudadanos, éstos tendrán derecho a la expedición por las oficinas de registro de una copia sellada del documento original en el momento de su presentación.

2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro cotejará la copia y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe para su remisión al órgano competente y entregará la copia al ciudadano, una vez diligenciada con el sello de Registro.

3. La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la Administración correspondiente, siendo válida a los efectos a los efectos del ejercicio por el ciudadano del derecho contemplado en el artículo 13 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento o actuación o acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación.

La copia sellada será entregada a la unidad administrativa correspondiente en el momento en que el documento original sea devuelto al interesado. Si se produjera la pérdida o destrucción accidental de la copia sellada por el Registro, su entrega se sustituirá por una declaración jurada del ciudadano en la que exponga por escrito la circunstancia producida, y se archivará como parte del respectivo expediente.

Artículo 8. Aportación de copias compulsadas al procedimiento.

1. Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran la aportación de copias compulsadas o cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que se presente la solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia compulsada, con independencia del órgano, entidad o Administración destinataria. Las oficinas de registro no estarán obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen a solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.

2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a la que se acompañe para su remisión al destinatario.

El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en la que se practicó así como la identificación del órgano o persona que expiden la copia compulsada.

3. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto en que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original. En todo caso, no cabrá la compulsa a partir de una copia compulsada.

4. En los procedimientos iniciados de oficio por la Universidad Internacional de Andalucía, la compulsa de documentos a que se refiere los puntos anteriores del presente artículo será efectuada por la unidad administrativa responsable de la correspondiente tramitación, como parte de la instrucción del procedimiento, con anterioridad a la resolución del mismo.

5. El interesado hará efectivo el importe de las tasas que, en cada momento, haya aprobado la Universidad Internacional de Andalucía. A la solicitud de expedición de copia compulsada se deberá adjuntar, en su caso, el resguardo acreditativo de haber efectuado el pago de las referidas tasas.

Artículo 9. Copias auténticas de documentos públicos administrativos.

1. Los ciudadanos podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por los órganos y unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía, citados en los puntos 1 al 3 del apartado b) del artículo 1 de las presentes normas.

Las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que éstos, produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados.

Procederá, asimismo, la copia auténtica cuando el documento que provenga de dichos órganos se encuentre en poder de los interesados y no sea posible la expedición de nuevos originales.

La solicitud de expedición de copia auténtica se dirigirá a la Secretaría General de la Universidad Internacional de Andalucía, y se presentará en cualquiera de los registros de esta Universidad.

2. Cuando se trate de copias de documentos cuyos originales se encuentren en poder de los interesados, éstos deberán aportarlos en el momento de efectuar la solicitud de expedición de la copia auténtica, junto con las correspondientes copias a autentificar. El funcionario del registro específico que recoja la solicitud, procederá al cotejo de las copias con el original para su posterior tramitación.

Cuando se trate de copias de documentos cuyos originales se encuentren en poder de la Universidad Internacional de Andalucía, los interesados deberán indicar en su solicitud los datos identificativos del respectivo documento, para su posterior búsqueda en los archivos de la Universidad Internacional de Andalucía.

El interesado hará efectivo el importe de las tasas que, en cada momento, haya aprobado la Universidad Internacional de Andalucía. A la solicitud de expedición de copia auténtica se deberá adjuntar, en su caso, el resguardo acreditativo de haber efectuado el pago de las referidas tasas.

3. En cualquiera de los dos supuestos citados en el punto anterior, se procederá a la comprobación en los mencionados archivos de los datos contenidos en el original aportado, o de la existencia del original descrito, y se procederá, en su caso, a la expedición de la correspondiente copia auténtica.

La copia auténtica podrá consistir en la transcripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. En ambos casos figurará la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano y archivo que la expide y la persona responsable de la expedición.

4. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por los titulares de tales datos o por terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención. Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares, la copia sólo podrá ser solicitada por éstos.

5. La solicitud podrá ser denegada, por Resolución motivada que pondrá fin a la vía administrativa, cuando concurran razones de protección de interés público o de intereses de terceros más dignos de protección, cuando así lo disponga una norma legal o reglamentaria, o por inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en él contenidos.

CAPÍTULO IV

Régimen de funcionamiento de las Oficinas de Registro de Documentos

Artículo 10. Oficinas de Registro General y Auxiliares.

1. Tiene la consideración de Oficina de Registro General en la Universidad Internacional de Andalucía, la unidad administrativa que ejerce funciones de recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos o unidades administrativas, que se determinan en el artículo 12.

2. Tienen la consideración de Oficinas de Registro Auxiliares, aquellas unidades administrativas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos y unidades administrativas que la Oficina de Registro General, con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones, tengan un fin específico de recogida de documentación.

3. Las Oficinas de Registro Auxiliares remitirán copia electrónica de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente Oficina de Registro General, siendo esta última la que ejerce las funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

4. Las Oficinas de Registro efectuarán las anotaciones registrales en un soporte informático que garantizará la plena interconexión de todas las oficinas de registro de la Universidad Internacional de Andalucía. En todo caso, los asientos incluirán la fecha, expresada con dígitos para el día, mes y año; y la hora, expresada con seis dígitos para la hora, minutos y segundos, además de los demás datos especificados en el artículo 16 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Artículo 11. Funciones de las Oficinas de Registro General y Auxiliares.

1. Las Oficinas de Registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:

• La recepción y registro de entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a los órganos administrativos de esta Universidad.

• La expedición de los recibos acreditativos de la recepción de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de esta normativa.

• La anotación en asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 56 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre.

• La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a órganos o unidades destinatarias, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, antes citada.

• El registro de salida de escritos y comunicaciones por parte de los órganos de la Universidad a los interesados u otras Administraciones Públicas.

• La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha expedición, excepto en aquellos casos en que la citada documentación haya sido presentada de forma electrónica; todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la presente normativa.

• La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados, según lo establecido en el artículo 8 de la presente normativa.

• El archivo electrónico de las solicitudes, escritos y comunicaciones que recepcionen o remitan para su registro, mediante la digitalización de los mismos y su vinculación informática con los respectivos asientos de entrada o de salida.

• Cualesquiera otras que se le atribuyan legal o reglamentariamente.

2. Las funciones correspondientes a cada uno de los registros general o auxiliares serán ejecutadas por unidades administrativas de la Universidad Internacional de Andalucía, de acuerdo con las previsiones que al respecto se establezca en la Relación de Puestos de Trabajo del Personal de Administración y Servicios de esta Universidad.

Artículo 12. Oficinas de registro y ubicación.

1. En la universidad Internacional de Andalucía existe la siguiente Oficina de Registro General:

• Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía. Rectorado.

2. Tienen la consideración de Registros Auxiliares del Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía los siguientes registros:

• Registro Auxiliar. Sede Baeza.

• Registro Auxiliar. Sede Málaga.

• Registro Auxiliar. Sede La Rábida.

3. La Oficina de Registro General de esta Universidad se encuentra en las dependencias del Rectorado, Monasterio Santa María de las Cuevas, sito en la calle Américo Vespucio, 2, de la Isla de la Cartuja en Sevilla (teléfono de contacto: 954 462 299, correo electrónico: registro.sevilla@unia.es).

La Oficina de Registro Auxiliar. Sede Baeza se encuentra en la Sede «Antonio Machado», sita en Palacio de Jabalquinto, Plaza de Santa Cruz en Baeza (Jaén) (teléfono de contacto: 953 742 775, correo electrónico: registro.baeza@unia.es).

La Oficina de Registro Auxiliar. Sede Málaga se encuentra en la Sede Tecnológica de Málaga sita en Plaza de de la Legión, 1 (teléfono de contacto: 952 028 411, correo electrónico: registro.malaga@unia.es).

La Oficina de Registro Auxiliar. Sede La Rábida se encuentra en la sede Santa María de La Rábida, sita en Paraje La Rábida, s/n, de Palos de la Frontera (Huelva) (teléfono de contacto: 959 350 452, correo electrónico: registro.larabida@unia.es).

El Registro Electrónico se encuentra accesible desde la página web de la Universidad Internacional de Andalucía, apartado Administración Electrónica: https://eadministracion.unia.es.

Las direcciones postales del Rectorado y de las Sedes son las descritas más arriba.

Artículo 13. Calendario de apertura de las oficinas de registro.

Las oficinas de registro tanto general como auxiliares permanecerán abiertas todos los días considerados como laborales, según el calendario laboral emitido por la autoridad competente y el calendario académico de la Universidad Internacional de Andalucía, de lunes a viernes.

No obstante, todos los años al inicio del año natural se emitirá Resolución de la Secretaría General de la Universidad Internacional de Andalucía con los períodos de cierre de las Oficinas de Registro.

Artículo 14. Horarios de Oficinas de Registro.

La Oficina de Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía permanecerá abierta, en los días considerados como lectivos en el calendario académico de la Universidad, en horario de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 horas. En los períodos no lectivos, el horario se comunicará con la suficiente antelación, según las indicaciones del artículo 15.

Artículo 15. Variaciones en Oficinas de Registro, ubicaciones, calendario de apertura y horarios.

Cualquier variación respecto a las Oficinas de Registro de la Universidad Internacional de Andalucía, sus ubicaciones, calendarios de apertura y horarios, posterior a la entrada en vigor de la presente normativa, será notificada por la Secretaría General y publicada en la página web de la Universidad Internacional de Andalucía: http://unia.es

CAPÍTULO V

Del Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía

Artículo 16. Del Registro Electrónico.

El presente capítulo tiene por objeto la regulación del funcionamiento del Registro Electrónico, creado por Acuerdo de Gobierno de 26 de octubre de 2009, de la Universidad Internacional de Andalucía, configurado como un Registro Auxiliar del Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía, para la recepción y tramitación de los escritos, solicitudes y comunicaciones que se remitan por vía telemática acompañados de firma electrónica avanzada, de acuerdo con las previsiones de los artículos 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, antes citada.

Artículo 17. El Registro Electrónico, adscripción orgánica y funcional.

1. El Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía es dependiente de la Secretaría General de esta Universidad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de los Estatutos de la Universidad Internacional de Andalucía aprobados por Decreto 236/2011, de 12 de julio.

2. Las funciones del Registro Electrónico serán desempeñadas por personal que ejerza sus funciones en el Registro de la Universidad Internacional de Andalucía.

Artículo 18. Ámbito de aplicación del registro Electrónico.

1. El Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía tiene como función la recepción y remisión, y la anotación de los correspondientes asientos de entrada y salida, de los siguientes documentos transmitidos por vía electrónica mediante firma electrónica avanzada:

• Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se indican en la página web de la Universidad Internacional de Andalucía https://eadministracion.unia.es, según su correspondiente formato preestablecido, cuya Resolución corresponda a los órganos de la Universidad Internacional de Andalucía.

• Cualquier solicitud, escrito o comunicación, distinta de las mencionadas en el apartado anterior, dirigido a cualquier órgano de la Universidad Internacional de Andalucía, a través del correspondiente formulario de solicitud genérica, de conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, antes mencionada. Accesible desde la dirección de internet indicada en el párrafo anterior.

Artículo 19. Condiciones generales para la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos.

1. El acceso al Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía se realizará a través de la página web https://eadministracion.unia.es donde figurará la relación actualizada de las solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en dicho Registro Electrónico, de acuerdo con las previsiones del artículo 18.

2. La citada presentación tendrá idénticos efectos que la realizada por los demás medios admitidos en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, antes mencionada, y deberá hacerse siguiendo el correspondiente procedimiento electrónico, y a través de los modelos normalizados que se integran en éste. Los citados modelos deberán ser aprobados por la Universidad Internacional de Andalucía, y figurarán publicados en la dirección electrónica de acceso al Registro electrónico.

3. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones a través del Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía tendrá carácter voluntario para los interesados, siendo alternativa a la utilización de los restantes registros de la Universidad Internacional de Andalucía o a los indicados en el artículo 2.2, con la excepción de los supuestos contemplados en una norma con rango de ley.

Artículo 20. Requerimientos técnicos mínimos necesarios para el acceso y la utilización del registro.

1. El acceso de los ciudadanos, a través de internet, al Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía se realizará mediante un navegador web.

En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible la relación de los sistemas operativos y navegadores que pueden ser utilizados por los interesados, así como el formato de los documentos electrónicos admisibles.

Artículo 21. Sistemas de firma electrónica admitidos por el Registro Electrónico.

Para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones ante el Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía, será indispensable que éstos estén firmados electrónicamente mediante una firma electrónica avanzada.

La Universidad Internacional de Andalucía admitirá, en sus relaciones telemáticas con los ciudadanos y con las restantes Administraciones Públicas, los sistemas de firma electrónica avanzada que, en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico, sean admitidos por la Junta de Andalucía, y se encontrarán disponibles en la página web de la Universidad Internacional de Andalucía https://eadministracion.unia.es.

Artículo 22. Recepción de documentos y cómputo de plazos.

1. El Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía permitirá la correspondiente presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día. El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial española, que deberá figurar visibles en la dirección electrónica de acceso al Registro.

2. Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones. La interrupción deberá anunciarse a los potenciales usuarios del Registro Electrónico con la antelación, que en su caso, resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en funcionamiento del Registro Electrónico, y siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en el que se comunique tal circunstancia.

3. Serán considerados días inhábiles para el Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía, los así declarados para todo el territorio nacional, para el territorio de la comunidad autónoma andaluza, para los términos municipales de Sevilla, Málaga, Baeza (Jaén) y Palos de la Frontera (Huelva) y en propio ámbito de la citada Universidad. La entrada de solicitudes, escritos y comunicaciones recibidas en un día inhábil para el Registro Electrónico, se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que se permita expresamente la recepción en un día inhábil. En ningún caso, la presentación telemática de documentos implicará la modificación de los plazos establecidos reglamentariamente.

4. Las anotaciones en el Registro Electrónico de salidas en días inhábiles, se entenderán realizadas, a efectos del cómputo de plazos, el siguiente día hábil.

5. En ningún caso, el Registro Electrónico de la Universidad Internacional de Andalucía realizará funciones de expedición de copias selladas o compulsadas de los documentos que, en su caso, se transmitan junto con la solicitud, escrito o comunicación.

6. Si se desea o se requiere, durante la tramitación del procedimiento, aportar documentación anexa a la solicitud o comunicación electrónica, que no puede ser digitalizada y remitida por el procedimiento electrónico establecido o que precisa de compulsa o debe aportarse el original, ésta deberá ser presentada a través de los restantes Registros de la Universidad Internacional de Andalucía o de los indicados en el artículo 2.2. En dicha documentación se hará mención al correspondiente número o código de registro individualizado al que se refiere el artículo 23 siguiente.

7. La presentación electrónica de documentos no implicará una ampliación de los plazos establecidos por el ordenamiento jurídico o, en su caso, por la convocatoria de que se trate.

Artículo 23. Garantías proporcionadas por el Registro Electrónico.

1. El Registro Electrónico emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de la presentación y el número de entrada de registro.

2. El sistema de información que soporte el Registro Electrónico garantizará la constancia de los siguientes datos en cada asiento que se practique, estableciéndose un registro por asiento en el que se identifique la documentación presentada, que se asociará al número de asiento correspondiente:

• Un número de registro de entrada individualizado.

• Identificación del interesado, mediante su nombre y apellidos, documento nacional de identidad o asimilado, dirección postal y, en su caso, electrónica; y el caso de personas jurídicas, la denominación social, código de identificación fiscal y domicilio social. Cuando proceda, se hará constar el órgano administrativo remitente.

• Fecha y hora de presentación.

• Órgano al que se dirige el documento electrónico.

• Expediente, procedimiento o trámite con el que se relaciona.

• Naturaleza y contenido del documento registrado.

• Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento electrónico origen del asiento.

3. El Registro Electrónico emitirá, por el mismo medio, un mensaje de confirmación de la recepción de la solicitud, escrito o comunicación en el que constarán los datos proporcionados por el interesado, junto con la acreditación de la fecha y hora en que se produjo la recepción y una clave de identificación de la transmisión. El mensaje de confirmación estará configurado de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente por el interesado, garantizará la identidad del registro y tendrá el valor de recibo de presentación. El usuario podrá ser advertido de la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión, que implica que nos ha producido la recepción, debiendo realizarse en otro momento o utilizando otros medios.

Artículo 24. Distribución telemática de documentos.

Se realizará distribución telemática en todos aquellos procesos cuyas solicitudes se hayan realizado por procedimientos electrónicos de conformidad con lo establecido en el artículo 18.

Artículo 25. Seguridad del Registro.

1. La Secretaría General de la Universidad Internacional de Andalucía es el Órgano responsable de la seguridad del Registro Electrónico de dicha Universidad.

2. Los protocolos de seguridad del registro y de las transacciones telemáticas empleadas pueden consultarse en la dirección electrónica https://eadministracion.unia.es

3. La Universidad Internacional de Andalucía no responderá del uso fraudulento que los usuarios del sistema puedan llevar a cabo de los servicios prestados mediante Administración Electrónica. A estos efectos, dichos usuarios asumen, con carácter exclusivo, la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a los citados servicios de Administración Electrónica, el establecimiento de conexión preciso y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivarse del uso indebido, incorrecto o negligente de los mismos.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera. Convenios de colaboración con otras Administraciones Públicas.

La firma de convenios de colaboración con otras Administraciones Públicas para el reconocimiento mutuo de los respectivos registros, supondrá la inclusión de los correspondientes a aquéllas como Registros Auxiliares del Registro General de la Universidad Internacional de Andalucía.

Segunda. Consideración como copias.

A efectos de la presente normativa y, según el artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, antes citada, las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas, siempre y cuando el documento electrónico original se encuentre en poder de la Universidad Internacional de Andalucía, siendo el órgano encargado de la expedición de copia auténtica la Secretaría General de la Universidad Internacional de Andalucía, con la eficacia prevista en el artículo 27 de la Ley 39/2015, antes citada.

Disposición derogatoria única.

1. Quedan derogadas el Reglamento para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la administración de la Universidad Internacional de Andalucía, la expedición de copias y el régimen de las correspondiente oficinas de registro aprobado por el Consejo de Gobierno de 27 de mayo de 2008 y el Reglamento de funcionamiento del registro telemático de la Universidad Internacional de Andalucía, aprobada por Consejo de Gobierno de fecha 24 de mayo de 2011, publicada en BOJA 138, de 15 de julio de 2011.

2. Asimismo quedan derogadas, en cuanto se opongan a la presente Resolución, las Resoluciones o Instrucciones dictadas con anterioridad a esta Normativa por los Órganos de Gobierno de esta Universidad.

Disposición final única. Entrada en vigor.

El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 30 de enero de 2018.- El Rector, José Sánchez Maldonado.

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