Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 240 de 12/12/2024

P r e á m b u l o

La entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, supuso el impulso definitivo para la agilización de los procedimientos administrativos a través de su funcionamiento electrónico. La Universidad de Huelva se encuentra inmersa en un proceso de reforzamiento de la administración electrónica de forma general y, en particular, de actualización de sus procedimientos para consolidar su tramitación electrónica, el uso de la firma electrónica y, en términos amplios, el uso de mecanismos para agilizar la gestión administrativa, con la finalidad de ser más eficaces y eficientes y reducir las cargas para los ciudadanos al simplificar los procedimientos.

En este contexto, el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, ordena la llamada actuación administrativa automatizada (AAA), al referirse a «cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público» (apartado primero).

Junto a ello, el precepto requiere, para el desarrollo de esta AAA, el establecimiento previo del «órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación» (apartado 2).

La posibilidad de que la Universidad pueda resolver un procedimiento de manera automatizada tiene un alto potencial de ahorro en recursos públicos y en tiempo.

No obstante, es importante respetar la salvaguarda de los derechos de la persona administrada que representa el cumplimiento estricto del procedimiento administrativo. Para mantener las garantías del procedimiento administrativo, la presente Instrucción ordena la AAA, limitando el uso de la misma a aquellas actuaciones que constituyan meros actos de constancia, como puede ser la certificación del contenido de las bases de datos de la Universidad, previéndose que puedan incorporarse nuevos supuestos como consecuencia de la evolución en las necesidades de gestión de la Universidad. Además, se concretan los extremos que exige el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, ya mencionado.

De acuerdo con el artículo 31.s) de los Estatutos de la Universidad de Huelva, dispongo:

Artículo primero. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Instrucción tiene por objeto establecer las directrices para el uso de mecanismos de actuación administrativa automatizada en los procedimientos administrativos que se tramiten en la Universidad de Huelva, de acuerdo con las previsiones siguientes.

2. En particular, esta Instrucción será aplicable a los actos de mera constancia, entendiéndose por tales los que se limiten a certificar hechos o actuaciones que se produzcan en los entornos electrónicos de la Universidad, o a certificar información que conste en los sistemas informáticos de la Universidad, sin generar nuevos derechos u obligaciones para la Universidad y/o los interesados.

3. Para que un acto pueda realizarse mediante mecanismos de actuación administrativa automatizada, será necesario, así mismo, que se haya aprobado específicamente la aplicación de estos mecanismos a dicho acto, quedando designados los criterios a aplicar, en su caso, y los órganos responsables de su diseño, programación y supervisión, según se establece en el artículo tercero de esta Instrucción.

En el caso de que las actuaciones administrativas automatizadas se apoyen en el uso de sistemas de Inteligencia Artificial, deberán sujetarse a los límites y requisitos derivados del Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de junio de 2024, por el que se establecen normas armonizadas en materia de inteligencia artificial y por el que se modifican los Reglamentos (CE) núm. 300/2008, (UE) núm. 167/2013, (UE) núm. 168/2013, (UE) 2018/858, (UE) 2018/1139 y (UE) 2019/2144 y las Directivas 2014/90/UE, (UE) 2020/1828.

Artículo segundo. Ámbito de responsabilidades

1. El responsable de la actuación que se pretende automatizar asume la responsabilidad del buen funcionamiento del programa informático que genere los informes automatizados. En consecuencia, responderá por la programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad, sistema de información y código fuente del programa, respetando en todo caso las directrices que al respecto establezca el área o servicio de la Universidad de Huelva con competencias en sistemas de información.

2. El área de la Universidad de Huelva con competencias en sistemas de información, asume la responsabilidad de coordinar los informes automatizados a los que se hace referencia en el apartado anterior, con las aplicaciones que implementen en ellos la firma electrónica. Asimismo, establecerá las restricciones de acceso que correspondan a las aplicaciones informáticas y los condicionantes técnicos que debe aplicar el órgano solicitante sobre dichas aplicaciones para cumplir los estándares de funcionamiento con servidores y bases de datos de la Universidad de Huelva.

Artículo tercero. Requisitos para la aplicación de la actuación administrativa automatizada.

1. La aplicación de sistemas de actuación administrativa automatizada a un trámite concreto se aprobará mediante resolución del Vicerrectorado con competencias en digitalización que establecerá, procediéndose a la actualización del catálogo publicado en la sede electrónica de la Universidad de Huelva:

a) El procedimiento, actuación concreta que podrá realizarse por este método y, en su caso, criterios a aplicar.

b) La descripción de la firma electrónica que rubricará la actuación automatizada.

2. El órgano de la Universidad ante el cual se podrán impugnar las actuaciones administrativas automatizadas, cuando corresponda, será aquel que tenga atribuidas las competencias para el procedimiento en cuestión.

Artículo cuarto. Procedimiento de aprobación.

1. El Vicerrectorado competente en digitalización revisará periódicamente el elenco de procedimientos sujetos a actuación administrativa automatizada.

No obstante lo anterior, el Personal Técnico, de Gestión, Administración y Servicios, así como el Personal Docente e Investigador podrá proponer la automatización de procedimientos, a través del sistema de avisos CAU. Para ello, la propuesta deberá incluir los siguientes datos:

a) Identificación del solicitante:

• Nombre y apellidos.

• Teléfono.

• Dirección de correo electrónico.

• Puesto de trabajo o cargo académico.

b) Denominación del trámite.

c) Breve descripción del objeto y finalidad del trámite.

d) Identificación del órgano responsable del trámite que se solicita automatizar e. Enlace al sitio web en el que se aporta información sobre el trámite y se proporciona acceso directo al mismo.

f) Descripción de la firma electrónica que rubricará la actuación automatizada (sello del órgano, firma de responsable, …).

g) Documento que describa:

• Las pruebas y controles de calidad realizados, y periódicos a realizar, para constatar la exactitud de las aplicaciones generadoras de informes automatizados.

• Los recursos que se pondrán a disposición de las personas interesadas en evaluar la exactitud de las aplicaciones generadores de informes automatizados.

h) Informe del área técnica competente en sistemas de información sobre las garantías de que las aplicaciones y bases de datos implicadas están configuradas en servidores de la Universidad de Huelva con arreglo a los estándares que establezca respecto a fiabilidad y seguridad.

3. Las peticiones serán valoradas por una Comisión constituida por miembros del Vicerrectorado competente en digitalización, de Secretaría General y de Gerencia bajo el criterio de que la actuación administrativa automatizada que resulte constituya un servicio seguro, útil y que simplifique la gestión del usuario. Esta Comisión deberá ser nombrada por el Rector o Rectora.

4. La Comisión elevará informe preceptivo al Vicerrectorado competente en digitalización. Esta Comisión podrá requerir la presencia de responsables funcionales y/o técnicos vinculados al trámite en estudio.

Artículo quinto. Resolución.

1. Las peticiones serán resueltas por el Vicerrectorado con competencias en digitalización en el periodo de 20 días hábiles tras su presentación.

2. La resolución y el expediente asociado se remitirán a Secretaría General con el objeto de que ésta publique las características del trámite en la Sede Electrónica de la Universidad de Huelva.

3. La relación de trámites aprobados se irá incorporando como anexos a la presente Instrucción.

Artículo sexto. Acceso a los sistemas de actuación administrativa automatizada 1. Los usuarios podrán acceder a los sistemas de actuación administrativa automatizada a través del catálogo de trámites de la Sede Electrónica de la Universidad de Huelva, mediante las vías de autenticación disponibles.

2. El entorno de Sede Electrónica en el que se ofrezca el sistema de actuación administrativa automatizada permitirá la identificación segura de la universidad mediante un certificado de servidor o de Sede Electrónica.

Artículo séptimo. Firma electrónica.

1. La actuación administrativa automatizada se recogerá en todo caso en un documento electrónico, que se pondrá a disposición de la persona interesada y estará almacenado en su carpeta ciudadana.

2. El documento electrónico señalado en el apartado anterior estará firmado con un certificado de sello de órgano asociado al responsable del trámite en cuestión o a la Universidad de Huelva, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos en la legislación de firma electrónica.

3. El documento electrónico incorporará también un código seguro de verificación (CSV), que permitirá la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso y su verificación posterior en la Sede Electrónica de la Universidad de Huelva.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Instrucción entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Huelva, 5 de diciembre de 2024.- La Rectora, María Antonia Peña Guerrero.

Anexo

Trámites sujetos a Actuación Administrativa Automatizada disponibles en el momento de aprobación de esta Instrucción

Obtención de Certificado académico personal.

Certificado de Docencia.

Certificado acreditativo de estar matriculado en Grado o Máster de la Universidad de Huelva para el curso académico actual.

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