Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 138 de 15/07/2011

Este Rectorado ha resuelto ordenar la publicación del texto del Reglamento de Funcionamiento de Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía, que fue aprobado en Consejo de Gobierno de 24 de mayo de 2011.

Sevilla, 24 de junio de 2011.- El Rector, Juan Manuel Suárez Japón.

REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO TELEMÁTICO DE LA UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCÍA

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

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Con la finalidad de contribuir a la creación de un sistema de relaciones con la comunidad universitaria en particular y con los ciudadanos en general más eficiente, transparente y eficaz, la Universidad Internacional de Andalucía tiene como principio destacado en sus objetivos de mejora constante y modernización el de extender la administración electrónica a toda su actividad administrativa.

El nacimiento en 1994 y desarrollo posterior de la Universidad Internacional de Andalucía se produce en un escenario marcado por la necesidad del empleo de las nuevas tecnologías aplicadas al ámbito administrativo. Ya, en su artículo 45, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, instaba a las Administraciones Públicas a impulsar el empleo y la aplicación de las técnicas, medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus competencias.

De nuevo, con el artículo 68 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, en que modifican en parte los artículos 38 y 59 de la Ley 30/1992, para habilitar la creación de registros electrónicos que faciliten e impulsen las comunicaciones entre las Administraciones Públicas y los ciudadanos y proporcionar la cobertura legal necesaria al régimen jurídico regulador de las notificaciones practicadas por medios electrónicos, se produce un nuevo impulso en la utilización de estas técnicas.

Así mismo, el apartado 1 del artículo 4 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, establece que el ámbito de aplicación de dicha ley y por tanto el del uso y reconocimiento de la firma electrónica será el seno de las Administraciones Públicas, sus organismos públicos y las entidades dependientes o vinculadas a las mismas y en las relaciones que mantengan aquellas y estos entre sí o con los particulares.

Y por último, la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos ha supuesto un paso adelante en este sentido. Con la nueva ley, se reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, y a estas las obliga a actualizarse y dotarse de los medios necesarios para hacerlo posible con la fecha límite de 31 de diciembre de 2009. Por lo tanto, esta ley ha establecido un cambio del enfoque tradicional, ya no se trata de una cuestión de voluntariedad, sino que se establece una obligatoriedad. En este particular, hay que destacar el capítulo tercero del título II de dicha ley, donde se regulan los registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas y que prevé que los registros electrónicos deben servir para la presentación de cualquier escrito o solicitud ante las Administraciones Públicas, liberándolos así de la rigidez de las normas que los regulan en la actualidad.

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La creación de un registro telemático por parte de la Universidad Internacional de Andalucía no supone la creación de un mecanismo que sustituya al registro tradicional, sino que aporta una vía adicional y voluntaria al interesado con la que se persigue la agilización, eficacia y comodidad de las relaciones de este con la Universidad, garantizando la privacidad y confidencialidad de estas.

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En este contexto normativo y bajo la premisa anterior, la Universidad Internacional de Andalucía crea su Registro Telemático por Acuerdo del Consejo de Gobierno de 26 de octubre de 2009.

Este acuerdo establece la regulación de los criterios generales que deben seguir la presentación telemática, con firma electrónica, de escritos, solicitudes y comunicaciones en el ámbito de la actividad de la Universidad Internacional de Andalucía, además del seguimiento y tramitación de los procedimientos que desencadenen, que serán los recogidos en el Anexo I. Así mismo, se regulará también la creación de un registro telemático, con la condición de auxiliar, que será el encargado de la gestión, recepción y emisión de dichos escritos, solicitudes y comunicaciones, y al que le será aplicable la legislación vigente en esta materia.

Por último, y con el objeto de garantizar la flexibilidad necesaria en el continuo desarrollo de este Acuerdo, se recoge una delegación en favor del titular de la Secretaría General de la Universidad Internacional de Andalucía para la incorporación de otros trámites y procedimientos cuando estos sean susceptibles de ser telematizados.

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto.

La presente Resolución tiene como objeto la regulación de las condiciones y requisitos para la presentación, a través de redes abiertas de telecomunicaciones, y tramitación telemática de los procedimientos administrativos iniciados mediante escritos, solicitudes y comunicaciones ante la Universidad Internacional de Andalucía.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

1. El presente acuerdo será de aplicación para los escritos, solicitudes y comunicaciones que inicien los procedimientos relacionados en el Anexo I y presentados ante la Universidad Internacional de Andalucía por vía telemática acompañados de firma electrónica avanzada.

2. La recepción en el Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía de solicitudes, escritos y comunicaciones distintos a los que se refiere el apartado anterior no producirá ningún efecto.

Artículo 3. Creación del Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía.

1. Se crea el Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía para la recepción y tramitación de los escritos, solicitudes y comunicaciones que se remitan por vía telemática acompañados de firma electrónica avanzada.

2. El Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía tendrá carácter de registro Auxiliar.

3. La Secretaría General será la responsable de su organización y custodia.

Artículo 4. Derechos y limitaciones de los interesados.

1. La utilización del Registro Telemático se entenderá sin perjuicio del derecho y restricciones del interesado a presentar dichos escritos, solicitudes y comunicaciones de forma presencial en los Registros de la Universidad Internacional de Andalucía y en cualquiera de los registros a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En especial se garantizará, según lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el honor y la intimidad de los interesados.

2. El interesado tendrá derecho a solicitar en cualquier momento información que le permita la identificación de los medios, aplicaciones y otras técnicas utilizadas, así como las áreas que ejercen la competencia del trámite iniciado.

Artículo 5. Acceso al Registro Telemático.

1. El acceso al Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía, así como a la información adicional sobre los procedimientos y trámites que pueden ser iniciados de forma electrónica se realizará desde el portal de administración electrónica de la Universidad Internacional de Andalucía con dirección: https://eadministracion.unia.es/oficina/, así como desde los enlaces situados en la página inicial de la Universidad Internacional de Andalucía.

2. El acceso al Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía podrá realizarse las veinticuatro horas del día, los trescientos sesenta y cinco días del año, todo ello, sin perjuicio de los efectos sustantivos que el ordenamiento atribuye a la presentación de escritos.

3. Como excepción al apartado anterior, el registro telemático será inaccesible excepcionalmente debido a problemas estrictamente técnicos y a labores de mantenimiento que se realizarán fuera de los períodos de máxima actividad. En estos casos, en el portal de administración electrónica de la Universidad Internacional de Andalucía, se avisará con antelación de las paradas programadas y de las causas de las no programadas, así como del tiempo estimado para su vuelta al funcionamiento.

Artículo 6. Cómputo de plazos.

1. En ningún caso, la presentación telemática de documentos implicará una ampliación de los plazos establecidos por el Ordenamiento jurídico o, en su caso, por la convocatoria de que se trate.

2. Serán considerados días inhábiles para el Registro telemático de la Universidad Internacional de Andalucía los así declarados para todo el territorio nacional, para el territorio de la Comunidad Autónoma andaluza, así como los que se determinen en el propio ámbito de la Universidad para el Registro Auxiliar Telemático.

3. La recepción de documentos en un día inhábil se entenderá efectuada a las O horas y 1 segundo del primer día hábil siguiente.

4. La salida de documentos se entenderá efectuada igualmente a las O horas y 1 segundo del primer día hábil siguiente a aquel en el que el documento se ha remitido.

Artículo 7. Recepción de documentos.

1. Todos los escritos, solicitudes y comunicaciones recibidas y emitidas por el Registro Telemático de la Universidad Internacional de Andalucía serán archivados y custodiados como mínimo en soportes electrónicos.

2. Los soportes electrónicos mencionados en el apartado anterior contarán con las técnicas y medidas de seguridad que garanticen la protección, integridad y conservación de dicha documentación.

3. Si se desea o se requiere, durante la tramitación del procedimiento, aportar documentación anexa a la solicitud o comunicación electrónica que no puede ser digitalizada y remitida por el procedimiento electrónico establecido o debe aportarse el original, esta deberá ser presentada a través de cualquiera de los registros administrativos previstos en la Universidad Internacional de Andalucía. En dicha documentación se hará mención al correspondiente número o código de registro individualizado.

Artículo 8. Asientos practicados.

1. El sistema de información que soporte el registro telemático garantizará la constancia de los siguientes datos en cada asiento que se practique:

- Un número o código de registro individualizado.

- La identificación del interesado, mediante su nombre y apellido, Documento Nacional de Identidad, dirección postal y, en su caso, electrónica; y en el caso de las personas jurídicas, la denominación social, Código de Identificación Fiscal y domicilio social. Cuando proceda, se hará constar el órgano administrativo remitente.

- Fecha y hora de presentación.

- Identidad de la persona u órgano al que se dirige el documento.

- Procedimiento o trámite con el que se relaciona.

- Naturaleza y contenido del documento registrado.

- Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento telemático origen del asiento.

Artículo 9. Acceso a los documentos electrónicos y copias.

1. El acceso a los documentos almacenados por medios o soportes electrónicos atenderá a lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

2. El derecho por parte del interesado a la obtención de copias de los documentos deberá ser autorizado por el órgano correspondiente. La emisión de dichas copias se realizará por medios electrónicos, acompañados de firma electrónica avanzada que garantizará su validez.

Artículo 10. Resguardos acreditativos.

1. La aplicación de Registro Telemático emitirá automáticamente un justificante acreditativo de la presentación del escrito, solicitud o comunicación, en la que se hará constar los datos proporcionados por el interesado además de un sello temporal emitido por una entidad de confianza para ambas partes. Así mismo, se acompañará de un código de identificación de la transmisión.

2. El justificante acreditativo en el que figure el código de identificación de la transmisión estará configurado de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente por el interesado.

3. En caso de que la transmisión no se lleve a cabo correctamente el usuario deberá ser advertido mediante la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión en el que se le indique expresamente que no se ha producido la recepción, por lo que deberá realizar la presentación en otro momento o utilizando cualquiera de los restantes medios permitidos por la ley.

Artículo 11. Requerimientos técnicos.

En este sentido se atenderá a lo dispuesto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos en el que establece el principio de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las técnicas y sistemas de comunicaciones electrónicas garantizando la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas por los ciudadanos y por las Administraciones Públicas, así como la libertad de desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos la Universidad Internacional de Andalucía utilizará estándares abiertos así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

Artículo 12. Utilización de la firma electrónica avanzada.

1. En la presentación de escritos, solicitudes o comunicaciones, tanto la Universidad Internacional de Andalucía como el interesado deberán de disponer de un certificado reconocido que les habilite para utilizar la firma electrónica avanzada y permita la autenticación de las partes.

2. La Universidad Internacional de Andalucía podrá aprobar otras condiciones que salvaguarden y garanticen los procedimientos administrativos en los que se utilicen firma electrónica avanzada.

Disposición adicional única. Inclusión de otros procedimientos.

1. Mediante Resolución del Rector de la Universidad Internacional de Andalucía se podrán incluir nuevos procedimientos, a los que les será de aplicación lo dispuesto en esta normativa. Dichos procedimientos serán publicados en el portal de administración electrónica de la Universidad Internacional de Andalucía.

2. Con el objeto de garantizar la flexibilidad necesaria en el continuo desarrollo de este Acuerdo se establece una delegación en favor del titular de la Secretaría General de la Universidac Internacional deAndalucía para la incorporación de otros trámites y procedimientos cuando estos sean susceptibles de ser telematizados.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Anexo I

Relación de procedimientos que pueden ser iniciados telemáticamente:

1. Modificación de datos personales.

2. Procedimiento de envío de NRI con firma y visto bueno intermedio.

3. Procedimiento de envío de NRI sin firma y visto bueno intermedio.

4. Procedimiento de reenvío de comunicaciones y documentación adjunta.

5. Solicitud de permisos, vacaciones y licencias.

6. Solicitud de comisiones de servicios.

7. Liquidación de dietas.

8. Procedimiento para las solicitudes genéricas.

9. Solicitud de becas.

10. Convocatorias de ayudas para el profesorado.

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