El Consejo de Gobierno ha tomado conocimiento del informe sobre la automatización de procesos llevada a cabo por la Agencia Digital de Andalucía (ADA) en los dos últimos años a través de la Unidad de Automatización Inteligente (UAI). Así, gracias a la UAI se han ejecutado más de medio millón de horas de trabajo de robots, con más de 1,4 millones de expedientes gestionados y 2,5 millones de documentos tratados de forma automatizada por la inteligencia artificial en 41 proyectos de 11 consejerías, de los que 25 aún están en funcionamiento, nueve han finalizado y siete están en construcción.
Sólo en el último año, la fuerza de trabajo digital ha sido equivalente al tiempo de trabajo de 150 personas (considerando que el robot realizara la tarea en el mismo tiempo que el humano), permitiendo así liberar tiempo a los gestores públicos para dedicarlo a las tareas que requieren de su experiencia, agilizando los plazos de resolución de los procedimientos y aumentando la eficiencia operativa, la fiabilidad y la agilidad de la Administración.
En este sentido, la Junta de Andalucía ha apostado por un ambicioso proceso de modernización con un compromiso firme por la mejora continua de los procedimientos administrativos con la adopción progresiva de tecnologías de automatización inteligente. De hecho, la automatización de procesos es una de las operaciones de importancia estratégica del Programa Feder Andalucía 2021-2027.
Una de las líneas prioritarias de actuación ha sido la automatización de la tramitación de ayudas y subvenciones que requieren ser resueltas de manera ágil, en las que la robotización ha trabajado en grabar las solicitudes y la documentación presentada, evaluar los requisitos exigidos, tramitar las solicitudes o procesar los documentos para extraer automáticamente los datos relevantes para la justificación de las ayudas.
Entre los casos de éxito durante estos dos años destaca la tramitación de más de 100.000 solicitudes de ayuda de empleo estable en 37 días (más de 50.000 solicitantes se beneficiaron de ayudas por unos 170 millones de euros); la automatización 100% del programa Bono Digital, lo que ha permitido reducir el tiempo medio de tramitación de un expediente de 35 minutos a menos de un minuto; o la automatización de las ayudas a agricultores y ganaderos afectados por la invasión de Ucrania, que permitió abordar el pago de las ayudas (más de 7.000 expedientes) en un plazo de 17 días.
De igual modo, las ayudas al sobrecoste energético se resolvieron y pagaron en dos meses a más de 30.000 solicitantes, a los que se destinaron más de 200 millones de euros. Otro caso de éxito ha sido la robotización de las ayudas al comercio, hostelería y agencias de viaje, con la que se agilizaron los expedientes, con más de 270.000 tareas realizadas por los robots y una estimación de 30.000 horas ahorradas a los gestores en expedientes que se procesaron en menos de diez horas.
En cuanto al control anual de pensiones no contributivas, con la ayuda de la UAI se hacen actualmente automáticamente miles de consultas a diversas fuentes (padrón, seguridad social, renta mínima de inserción social, etc.) que antes se hacían a mano, por lo que se ha logrado gestionar más de 80.000 expedientes por año, cuando antes de la robotización era impensable abordar anualmente y en tiempo la comprobación.
Para ello, la ADA utiliza varias tecnologías para lograr automatizar procesos y tareas, entre las que destaca la tecnología RPA (Robotic Process Automation, Automatización de procesos mediante robotización), que utiliza robots software (programas que funcionan de forma autónoma) para automatizar tareas, siendo su principal ventaja que permite automatizar incluso aquello que no fue diseñado para serlo.
Otra tecnología utilizada en los procesos de automatización es el tratamiento inteligente de documentos (IDP, Inteligent Document Processing). Esta tecnología permite tratar de forma automatizada los documentos para la extracción y cotejo de información, aplicando tecnologías como la inteligencia artificial para esta tarea. Ambas permiten la automatización de multitud de tareas repetitivas y rutinarias, no necesariamente relacionadas con la gestión de expedientes, que actualmente realizan las personas: descarga de documentación masiva, conversión masiva de documentos a otros formatos, clasificación de documentación en carpetas de red o grabación de datos.
La UAI ha desempeñado un papel fundamental en la transformación digital de la Junta de Andalucía mediante la implementación de tecnologías innovadoras, que garantizan que los procesos de mayor impacto para la ciudadanía y que implican mayor carga de trabajo en los gestores públicos, se automaticen mediante técnicas de robotización con éxito. Gracias a este centro de excelencia se está consiguiendo llevar a cabo proyectos con una visión global, con el objetivo de buscar sinergias entre ellos y garantizar la reutilización de los desarrollos entre las distintas áreas de la Administración andaluza.
Por consejerías, la de Empleo, Empresa y Trabajo Autónomo lidera el uso de la robotización con doce proyectos de gestión de ayudas, gestionando en colaboración con robots más de 571.000 expedientes y 1,79 millones de documentos. Le sigue la Consejería de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad, con siete proyectos robotizados.
La ADA ha presentado también una guía de directrices para el diseño, construcción y ejecución de convocatorias de ayudas con un enfoque orientado a la automatización fruto de la experiencia recogida en la automatización de ayudas. Esta guía contiene directrices y orientaciones pensadas para los gestores puedan diseñar las ayudas de forma que se facilite posteriormente su digitalización y/o automatización. Ese proceso de digitalización que empezó con la creación de la ADA tendrá continuidad con el Plan Andalucía Simplifica, que incluye tanto el cuarto decreto de simplificación administrativa como el Plan de Mejora de la Gestión de la Junta de Andalucía.
Estos trabajos realizados por la UAI han sido merecedores de tres galardones: Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública del Ministerio de Hacienda y Función Pública en su XIV edición; los Premios Adigital (categoría Mejor proyecto para la ciudadanía) y los Premios CIONET Vocento 2022 (categoría Automatización).