Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 155 de 09/08/2011

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Universidad Pablo de Olavide ha realizado una firme apuesta por la implantación de la denominada Administración Electrónica, al objeto de conseguir un sistema de gestión ágil y de calidad para la comunidad universitaria, así como de hacer efectivo el derecho de los ciudadanos a comunicarse electrónicamente con la Administración, conforme a lo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

En este sentido, uno de los primeros pasos dados por la Universidad fue la adopción del acuerdo del Consejo de Gobierno, de 24 de septiembre de 2007, por el que se creó el Registro Telemático y se establecieron las normas reguladoras de su funcionamiento. Desde la aprobación de este Reglamento, se viene desarrollando un intenso trabajo en el diseño e implantación de procedimientos electrónicos, cuya resolución corresponda a órganos de la Universidad Pablo de Olavide y en cuyas normas reguladoras se recoja de forma expresa la posibilidad de utilización de medios electrónicos o cuyo ámbito de actuación se circunscriba al personal que presta servicios en esta Universidad.

El rápido avance de la Universidad Pablo de Olavide en la implantación de nuevas tecnologías en sus diversos ámbitos de actuación, lo cuál permite que cada vez un mayor número de trámites sean accesibles a la ciudadanía por vía electrónica, hace aconsejable la definición de la sede administrativa electrónica en la que se establecen las relaciones, promoviendo un régimen de identificación, autenticación, contenido mínimo, protección jurídica, accesibilidad, disponibilidad y responsabilidad.

A tal efecto, y dado que el artículo 10 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establece que «cada Administración Pública determinará las condiciones e instrumentos de creación de las sedes electrónicas», el Consejo de Gobierno de la Universidad Pablo de Olavide, en sesión celebrada el 26 de julio de 2011, acuerda aprobar el siguiente Reglamento, que establece y regula el funcionamiento de la sede electrónica de la Universidad.

TÍTULO I

DE LA SEDE ELECTRÓNICA

Artículo 1. Objeto.

Este Reglamento tiene por objeto el establecimiento y regulación del funcionamiento de la sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide, conforme a lo dispuesto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 2. Concepto, establecimiento e identificación de la sede electrónica.

2.1. La sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide es la dirección electrónica de la misma por medio de la cual los miembros de la comunidad universitaria así como los ciudadanos pueden acceder a la información, los servicios y los trámites electrónicos relacionados en el Título II de la presente normativa.

2.2. La sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide se encuentra en la siguiente dirección electrónica: https://upo.gob.es/. Esta dirección se encontrará accesible en la página web institucional de la Universidad (www.upo.es), tanto en el punto principal de acceso a la misma como en los portales web de los diferentes órganos, centros, departamentos y servicios administrativos de la Universidad.

Artículo 3. Titularidad, gestión y administración.

3.1. La sede electrónica es titularidad de la Universidad Pablo de Olavide, quien garantiza la veracidad, la integridad y la actualización de la información y de los servicios a los que se puede tener acceso a través de la misma.

3.2. Su gestión y administración corresponde a la Secretaría General y al Vicerrectorado competente en materia de Tecnologías de la Información de la Universidad Pablo de Olavide. A tal fin, establecerán las medidas oportunas para la gestión tecnológica, administración material y mantenimiento de la sede electrónica, así como para la actualización de los contenidos y de la información de los trámites administrativos telemáticos y la publicación electrónica de actos y comunicaciones, dictando las correspondientes instrucciones dirigidas a las unidades administrativas responsables de la prestación de servicios y trámites telemáticos que en cada caso sean competentes.

TÍTULO II

CONTENIDO DE LA SEDE ELECTRÓNICA

Artículo 4. Contenido alojado en la sede electrónica.

4.1. La sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide incluirá:

a) Información actualizada sobre la propia sede electrónica, entre la que se encontrará su normativa reguladora, la identificación de los órganos responsables de la gestión y administración, así como las resoluciones, informes y acuerdos que se adopten por la Universidad Pablo de Olavide en la materia objeto del presente reglamento.

b) Información necesaria para la correcta utilización de la sede incluyendo el mapa de la sede electrónica, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles.

c) El perfil de contratante, donde se publicarán, en el marco de la normativa de contratos del sector público, datos e información referente a la actividad contractual del órgano de contratación de la Universidad Pablo de Olavide y demás servicios previstos por la citada normativa.

d) El Registro Electrónico de la Universidad Pablo de Olavide.

e) El Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Pablo de Olavide (TEO).

f) El Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide (BUPO-e).

g) El catálogo de procedimientos administrativos, escritos, comunicaciones y/o solicitudes susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos.

h) Acceso, en su caso, al estado de tramitación del expediente.

i) Un espacio a través del cual los usuarios puedan formular quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de la sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide.

j) Información sobre accesibilidad.

k) La relación de sellos electrónicos utilizados por la Universidad Pablo de Olavide en la actuación administrativa automatizada.

l) Los instrumentos necesarios para el acceso por medios electrónicos a los servicios públicos ofrecidos por la Universidad Pablo de Olavide, incluidos los que sean precisos para la firma electrónica y la comprobación de la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.

m) Información sobre los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios públicos de la Universidad Pablo de Olavide, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con la Universidad a través de medios electrónicos y sobre las condiciones generales de su utilización, así como la relación de funcionarios de la Universidad habilitados para ejercer la representación de los ciudadanos ante aquellas.

n) La fecha y hora oficiales por las que se rige la sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide.

ñ) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, incluyendo un enlace con la Agencia Española de Protección de Datos.

o) Cualesquiera otras informaciones o servicios que se determinen mediante resolución de la Secretaría General de la Universidad Pablo de Olavide.

4.2. La publicación en la sede electrónica del contenido mencionado en el párrafo anterior respetará los principios de accesibilidad y usabilidad, de acuerdo con las normas establecidas, los estándares abiertos y, si procede, otros que sean de uso generalizado.

4.3. La Universidad Pablo de Olavide velará por que los contenidos alojados en la sede electrónica respeten el derecho de los ciudadanos a la protección de datos de carácter personal en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de los datos de carácter personal, en las demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la información y en sus normas de desarrollo, así como los derechos al honor y a la intimidad personal y familiar.

CAPÍTULO I

Del Registro Electrónico

Artículo 5. Registro Electrónico.

5.1. El Registro Electrónico de la Universidad Pablo de Olavide será accesible desde la sede electrónica, al objeto de la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos, mediante sistemas de firma electrónica avanzada y los que, en los términos establecidos por el artículo 13 de la Ley 11/2007, resulten adecuados para garantizar la identidad, la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos.

5.2. Este Registro Electrónico se configura como parte del Registro General de la Universidad con carácter auxiliar de éste, y su utilización tendrá carácter voluntario. La dirección del mismo corresponde a la Secretaría General de la Universidad y su regulación está contenida en el Acuerdo de 24 de septiembre de 2007, de la Universidad Pablo de Olavide, de Sevilla, por el que se crea el Registro Telemático de la Universidad, y se establecen las normas reguladoras de su funcionamiento.

CAPÍTULO II

Del Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Pablo de Olavide

Artículo 6. Tablón Electrónico Oficial (TEO)

6.1. La publicación de actos y comunicaciones que dicten los órganos de gobierno y representación de ámbito general de la Universidad Pablo de Olavide así como sus unidades y servicios administrativos y que, por disposición legal o reglamentaria, deban divulgarse en el tablón general de anuncios de la misma, se realizará a través de la sede electrónica, en el Tablón Electrónico Oficial creado al efecto, respetando en todo momento el derecho a la protección de datos de carácter personal.

6.2. El acceso al Tablón Electrónico Oficial no requerirá ningún mecanismo de identificación, sin perjuicio de que, en función del carácter del documento objeto de publicación, puedan habilitarse claves de acceso autenticado.

6.3. El Tablón Electrónico Oficial de la Universidad Pablo de Olavide es responsabilidad de la Secretaría General, quien dictará la correspondiente normativa reguladora.

CAPÍTULO III

Del Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide

Artículo 7. Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide (BUPO-e)

7.1. El Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide es el medio para la publicación de las disposiciones adoptadas por los órganos universitarios que requieran ser dotadas de publicidad, sin perjuicio de que por mandato legal deban difundirse en algún otro Boletín Oficial.

7.2. El Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide tendrá exclusivamente formato electrónico y será accesible desde la sede electrónica de la Universidad.

7.3. La normativa específica que lo regule será publicada en el apartado de la sede electrónica que contiene la normativa relacionada con la Administración Electrónica de la Universidad Pablo de Olavide.

CAPÍTULO IV

De los procedimientos administrativos electrónicos

Artículo 8. Procedimientos Administrativos Electrónicos

8.1. La Universidad Pablo de Olavide impulsará la aplicación de medios electrónicos a los procesos de trabajo y gestión de los procedimientos y de la actuación administrativa de la misma.

8.2. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio, en el que se considerarán especialmente los siguientes aspectos:

a) La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones, o la regulación de su aportación al finalizar la tramitación.

b) La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información.

c) La reducción de los plazos y tiempos de respuesta.

d) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas.

Artículo 9. Catálogo de Procedimientos Administrativos Electrónicos.

9.1. En la sede electrónica de la Universidad Pablo de Olavide figurará, de forma claramente visible, el catálogo de procedimientos y actuaciones susceptibles de ser tramitados electrónicamente, en las condiciones y bajo los principios establecidos por la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, la Ley de Procedimiento Administrativo Común, así como cualquier otra norma que sea de aplicación al procedimiento o actuación en concreto.

9.2. La incorporación o supresión de un procedimiento administrativo o actuación concreta susceptible de ser tramitada electrónicamente en el catálogo precisará de resolución de la Secretaría General de la Universidad.

9.3. Mediante resolución del Rector o Rectora de la Universidad Pablo de Olavide podrá establecerse la obligatoriedad de comunicarse con ella utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

CAPÍTULO V

De la formulación de quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de la sede electrónica

Artículo 10. Formulación de sugerencias y quejas.

10.1. La sede electrónica dispondrá de un espacio para la formulación de consultas, sugerencias y quejas en relación con la prestación de servicios públicos a través de medios electrónicos por parte de la Universidad Pablo de Olavide.

10.2. La Secretaría General y/o el Vicerrectorado competente en materia de Tecnologías de la Información de la Universidad Pablo de Olavide, en función del contenido de las consultas, quejas y sugerencias, atenderán las mismas y las estudiarán, en orden a la formulación de las propuestas pertinentes para mejorar las relaciones de los ciudadanos y miembros de la comunidad universitaria en su trato con la Universidad por medios electrónicos.

TÍTULO III

DE LA ACCESIBILIDAD DE LA SEDE ELECTRÓNICA

Artículo 11. Accesibilidad de la sede electrónica.

La sede electrónica estará disponible todos los días del año y las veinticuatro horas del día. Cuando por razones técnicas se prevea que no podrá estar operativa, se anunciará a los usuarios con la mayor antelación posible, indicando los medios alternativos de consulta disponibles.

Artículo 12. Fecha y hora oficial y calendario de la sede electrónica.

12.1. La sede electrónica se regirá por la fecha y la hora oficial que sean de aplicación en la Comunidad Autónoma de Andalucía, donde radica la sede física de la Universidad Pablo de Olavide, que deberán figurar visibles en la citada sede electrónica y contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad.

12.2. A efectos del cómputo de plazos de solicitudes, escritos y comunicaciones recibidas a través del Registro Electrónico, serán considerados días inhábiles los así declarados para el territorio nacional español y el de la Comunidad Autónoma de Andalucía, así como los que se determinen en el propio ámbito de la Universidad Pablo de Olavide. El calendario con los días inhábiles deberá estar publicado y permanentemente actualizado en la sede electrónica de la Universidad.

TÍTULO IV

DE LA SEGURIDAD, LA IDENTIFICACIÓN y LA AUTENTICACIÓN

Artículo 13. Seguridad de la sede electrónica.

13.1. La sede electrónica se dotará de las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad, autenticidad e integridad de su contenido, así como el acceso permanente a ella, con sujeción a los requisitos previstos en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.

13.2. La sede electrónica se dotará de los mecanismos necesarios, como la firma electrónica, el sellado de tiempo y otros explicitados en ella, para acreditar fehacientemente la constancia de la transmisión y recepción de las comunicaciones, de sus fechas, del contenido íntegro de las mismas y la identificación fidedigna del remitente y del destinatario, así como, en su caso, del momento de inicio de la difusión pública de la información que aloje.

Artículo 14. Identificación electrónica de la Universidad Pablo de Olavide y autenticación del ejercicio de su competencia.

14.1. Para garantizar la identificación del titular de la sede electrónica y unas comunicaciones seguras con ésta, la Universidad Pablo de Olavide empleará sistemas de firma electrónica basados en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente.

14.2. La Universidad, para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada utilizará los sistemas de firma electrónica que se determinen en la sede electrónica, entre ellos los siguientes:

a) Sello electrónico de la Universidad Pablo de Olavide o de alguno de sus órganos, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica,

b) Código seguro de verificación vinculado a la Universidad Pablo de Olavide o alguno de sus órganos y, en su caso, a la persona firmante del documento.

14.3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores de este artículo, la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la Universidad Pablo de Olavide o de alguno de sus órganos, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del personal a su servicio, mediante los sistemas de los que le provea la Universidad.

Artículo 15. Identificación electrónica de los ciudadanos y autenticación de su actuación.

15.1. Las personas físicas podrán, en todo caso, utilizar los sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad en su relación por medios electrónicos con la Universidad Pablo de Olavide.

15.2. Los ciudadanos, además, podrán utilizar para identificarse y autenticar sus documentos ante la Universidad Pablo de Olavide sistemas de firma electrónica avanzada y los que, en los términos que establezca el ordenamiento jurídico, resulten adecuados para garantizar la identidad, la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos, los cuales serán publicados en la sede electrónica.

15.3. Podrá autorizarse, para determinados procedimientos y actuaciones, la utilización de otros sistemas de identificación y autenticación consistentes en el uso de claves concertadas mediante un registro previo como usuario. En la sede electrónica deberán publicarse estos sistemas junto con los procedimientos y actuaciones para los que puedan emplearse.

15.4. La Universidad Pablo de Olavide podrá posibilitar que los interesados sin firma electrónica puedan realizar trámites y actuaciones que la requieran a través de funcionarios públicos habilitados al efecto, que serán relacionados en la sede electrónica. El ciudadano o ciudadana, en todo caso, habrá de identificarse ante el funcionario o funcionaría habilitado y prestar su consentimiento expreso.

Disposición adicional primera. Inicio del funcionamiento de la sede electrónica.

La sede electrónica de la Universidad se pondrá en funcionamiento en el plazo de un mes a contar desde la entrada en vigor del presente reglamento.

Disposición adicional segunda. Tablón Electrónico Oficial (TEO) y Boletín Oficial de la Universidad Pablo de Olavide (BUPO-e).

En el plazo de seis meses a contar desde la entrada en vigor del presente reglamento, se aprobarán las normativas específicas citadas en los artículos 6.3 y 7.3 de este reglamento, que regulen las condiciones y garantías de la publicidad a través del Tablón Electrónico Oficial y del Boletín Oficial electrónico de la Universidad Pablo de Olavide en la sede electrónica, y permitan la puesta en marcha de los mismos, en sustitución del tablón físico y del actual formato del Boletín Oficial, respectivamente.

Disposición adicional tercera. Comisión de Administración Electrónica.

Se crea la Comisión de Administración Electrónica, como órgano delegado del Rector o Rectora, con la finalidad de fijar las políticas, directrices y actuaciones generales en el ámbito general de la Administración Electrónica, así como para planificar y realizar el seguimiento de su implantación. Esta comisión estará formada, al menos, por el Secretario o Secretaria General y el Vicesecretario o Vicesecretaria General, el Vicerrector o Vicerrectora competente en materia de Tecnologías de la Información y el Gerente o la Gerente. Mediante resolución del Rector o Rectora se creará formalmente esta Comisión, la cual aprobará sus propias normas de funcionamiento.

Disposición adicional cuarta. Procedimientos Electrónicos

Para el estudio e implementación de los procedimientos y actuaciones contempladas en el artículo 8 de este Reglamento se constituirán grupos de trabajos, en los que se integrarán representantes de las áreas técnicas implicadas y de los órganos y/o servicios administrativos cuyas actuaciones sean objeto de estudio. Estos grupos de trabajo actuarán siguiendo las instrucciones que marque la Comisión de Administración Electrónica.

Disposición final primera. Habilitación.

Se habilita a la Secretaría General de la Universidad Pablo de Olavide para adoptar, si procede, las medidas necesarias para el desarrollo y la ejecución del presente reglamento.

Disposición final segunda. Legislación aplicable.

El establecimiento de la sede electrónica y su funcionamiento se regirán, además de por lo que previsto en este reglamento, por las disposiciones que sean de aplicación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero; de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica; de la normativa universitaria; y por otras que sean de aplicación.

Disposición final tercera. Entrada en vigor.

El presente reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 26 de julio de 2011.- El Rector Actal., Luis Pérez-Prat Durbán.

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