Procedimiento
El procedimiento para elaborar y remitir a la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos las propuestas de eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas, está recogido en el artículo 18 de la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales (BOJA núm. 88, de 1 de agosto de 2000).
Para facilitar la tarea de los y las profesionales de archivos a la hora de emprender dicho procedimiento, se publica esta propuesta de modelos de documentos que se recogen más abajo.
Acuerdos e instrucciones de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos relativos a las Propuestas de Eliminación
La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos, en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.3 de la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales ha emitido los siguientes acuerdos en relación con la presentación de propuestas de eliminación:
- Ampliación del periodo estudiado para tablas de valoración: en la sesión plenaria celebrada el 26 de junio de 2008, acordó que en el informe preceptivo para la propuesta de eliminación, en el caso de que la fecha de los documentos de la propuesta rebase la fecha del período estudiado, debe aparecer obligatoriamente información sobre la normativa, el procedimiento, series relacionadas y valoración desde la fecha del período estudiado hasta las nuevas fechas extremas (que se procurarán ampliar para que el período de aplicación de la tabla sea lo más extenso posible). Si, a estimación del archivero o archivera que realiza el informe, la valoración difiere de la de la tabla ya publicada, la Secretaría derivará la propuesta al Grupo de Trabajo pertinente, para que este recabe la revisión del estudio a los archivos necesarios.
Por tanto, para dar cumplimiento a este acuerdo, cuando la fecha de los documentos cuya eliminación se propone rebase la del período estudiado deberá cumplimentarse el Anexo 1 al informe sobre propuesta de eliminación (ODT 13,8 KB), no requerido en el resto de los casos.
- Inaplicabilidad de tablas de valoración sometidas a revisión: dado el proceso de revisión en el que se encuentran algunas tablas de valoración, especialmente las de contenido económico (impuestos, subvenciones y series de la Intervención General/Delegada/Provincial), la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, en su 32.ª sesión ordinaria celebrada el 13 de marzo de 2012 (PDF 211.35 KB), acordó por unanimidad no tramitar las propuestas de eliminación de series acogidas a tablas de valoración en proceso de revisión hasta tanto no haya finalizado este proceso.
- Titularidad de los documentos públicos a efectos de realización de propuestas de eliminación: en su 31.ª sesión plenaria, celebrada el 24 de enero de 2012 (PDF 221.87 KB), acordó por unanimidad la necesidad de clarificar algunos de los requisitos exigidos a las propuestas de eliminación de documentos y comunicar a los órganos y organismos que proponen la selección de los documentos, la forma concreta en que deben ser presentadas las propuestas de eliminación para que no sean rechazadas por defectos de forma. Para ello emitió la Instrucción de 23 de marzo de 2012.
En la necesidad de revisar dicha Instrucción, la Comisión, en su 41.ª sesión plenaria celebrada el 4 de marzo de 2015 (PDF 260.2 KB), ha emitido una nueva Instrucción de 19 de marzo de 2015, sobre la titularidad de los documentos públicos a efectos de realización de propuestas de eliminación (PDF 58.4 KB), que interpreta quién ha de entenderse en cada caso como persona titular de los documentos, en cumplimiento de lo exigido en el art. 18.1 de la citada Orden. En lo sucesivo, las propuestas de eliminación habrán de ser remitidas a esta Comisión, y por tanto autorizadas por la persona titular de los documentos según la interpretación que se expone en dicha Instrucción.
Incorporamos también por su utilidad Documento interpretativo de las instrucciones de la CAVD para la formalización de Propuestas de eliminación de documentos de los Centros docentes no universitarios (PDF 55.67 KB), según informe del Archivo Central de la Consejería de Educación y Deporte 24.03.2021.
Modelos de documentos para realizar propuestas de eliminación
Se ofrecen a continuación modelos de los diferentes documentos necesarios para realizar propuestas de eliminación. Dichos modelos deben ser adaptados a los impresos oficiales de cada organismo o entidad proponente, y también pueden personalizarse en razón de las circunstancias de cada archivo o proponente.
Tras cumplimentar los documentos, no olvidar firmarlos para garantizar la validez jurídico-administrativa de los mismos.
- Propuesta de eliminación de la persona titular de los documentos (ODT 16.78 KB).
- Informe preceptivo del archivero/a o de la persona responsable del archivo sobre propuesta de eliminación (ODT 39.15 KB).
- Relación de documentos a eliminar (DOC 28.5 KB).
- Acta de eliminación de documentos, para remitir una vez efectuada la eliminación (DOC 40 KB).
- Anexo 1 al informe sobre propuesta de eliminación (ODT 13,8 KB), para proponer la ampliación del período estudiado.Sólo se cumplimentarán los campos que hayan sufrido modificaciones o incremento durante el nuevo periodo estudiado. Si no se aprecian cambios para la valoración, dejar constancia expresamente de esa circunstancia en este documento (ODT 19.43 KB).
En aplicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas las comunicaciones entre las Administraciones Públicas deben realizarse por medios electrónicos, por tanto, para la presentación de propuestas de eliminación por parte de organismos de la Junta de Andalucía, se utilizará la herramienta Bandeja. Los órganos de la Administración Local, Universidades andaluzas y organismos de la Junta de Andalucía que no tengan habilitada dicha herramienta, deberán presentar sus solicitudes de eliminación a través del Registro electrónico de documentos de la Junta de Andalucía, aportando en ambos casos los documentos originales con su firma electrónica válida.