Boletín Oficial de la Junta de Andalucía - Histórico del BOJA Boletín número 243 de 14/12/2011

El artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrá hacerse por medio de una disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario Oficial correspondiente.

Por otra parte, el artículo 39.2 de la LOPD, dispone que serán objeto de inscripción, en el Registro General de Protección de Datos, los ficheros que contengan datos personales y de los cuales sean titulares las Administraciones de las Comunidades Autónomas, así como sus entes y organismos dependientes, sin perjuicio de que se inscriban, además, en los registros a que se refiere el artículo 41.2 de la mencionada Ley.

Asimismo, el artículo 55.1 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD señala que todo fichero de datos de carácter personal, de titularidad pública, será notificado a la Agencia Española de Protección de Datos por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos. En su cumplimiento, el artículo 130.2 del citado reglamento obliga al traslado, a través del modelo normalizado que al efecto elabore la Agencia, de una copia de la disposición de creación, modificación o supresión del fichero.

Por otro lado, el artículo 58 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, señala que la inscripción de todo fichero de datos de carácter personal deberá encontrarse actualizada en todo momento en el Registro General de Protección de Datos.

Asimismo, en razón del artículo 54.2 del citado Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, la disposición o acuerdo de modificación de los ficheros debe indicar las modificaciones producidas, entre otros, respecto al nivel de seguridad exigible al fichero.

La Agencia Andaluza de la Energía, mediante la Resolución de 24 de enero de 2008, por la que se regularizan ficheros de carácter personal gestionados por la Agencia, creó el fichero «Selección de personal» con nivel de seguridad alto. En cuanto a la aplicación de los niveles de seguridad, el Real Decreto 1720/2007 establece en su artículo 81.5.b), tras su modificación por la disposición adicional cuarta del Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, que en los ficheros o tratamientos de datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual bastará la implantación de las medidas de seguridad de nivel básico cuando se trate de ficheros o tratamientos no automatizados en los que de forma incidental o accesoria se contengan aquellos datos sin guardar relación con su finalidad. Debido a esta circunstancia, se hace necesaria la modificación de dicho fichero para proceder a regularizar la situación del mismo.

De igual manera, la Agencia Andaluza de la Energía, mediante la Resolución de 24 de enero de 2008, por la que se regularizan ficheros de carácter personal gestionados por la Agencia, creó el fichero «Contactos de Intranet» cuya estructura básica está compuesta por datos identificativos y de empleo obtenidos de contactos y representantes de empresas, industrias y edificios con la finalidad de mantener una agenda para gestionar la comunicación de actividades y eventos promovidos por Agencia Andaluza de la Energía. En cuanto al ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, el Real Decreto 1720/2007 establece en el artículo 2.2, que están exentos los tratamientos de datos referidos a personas jurídicas, y los ficheros que se limiten a incorporar los datos de las personas físicas que presten sus servicios en aquéllas, consistentes únicamente en su nombre y apellidos, las funciones o puestos desempeñados, así como la dirección postal o electrónica, teléfono y número de fax profesionales. Debido a esta circunstancia, se hace necesaria la supresión de dicho fichero para proceder a regularizar la situación del mismo.

La Agencia Andaluza de la Energía va a proceder a implantar una aplicación informática destinada a la gestión de la información personal de sus empleados en la que se recogen datos de carácter personal por lo que es preciso regularizar el correspondiente fichero de la aplicación. Asimismo, la aplicación integra datos procedentes de los ficheros «Gestor Corporativo y personal», «Control de presencia» y «Nóminas» gestionados por la Agencia Andaluza de la Energía y regularizados en la Resolución de 24 de enero de 2008. Debido a estas circunstancias, se hace necesaria para la regulación del inventario de ficheros la creación de un nuevo fichero y la modificación o supresión de los que quedan integrados.

De igual forma se va a proceder a implantar una aplicación informática destinada a la evaluación del desempeño de los empleados de la Agencia Andaluza de la Energía en la que se recogen datos de carácter personal, por lo que es preciso regularizar el correspondiente fichero con anterioridad a la puesta en producción de la aplicación. Asimismo, la Agencia Andaluza de la Energía necesita recabar datos personales para la realización de actividades formativas en las materias de las que es competente, por lo que se hace necesaria la creación de un fichero para la inclusión de dichos datos.

La misma situación acontece con la implantación de la herramienta servidor proxy web que en su funcionamiento recoge datos de carácter personal, por lo que es preciso regularizar el correspondiente fichero con anterioridad a su puesta en producción.

Por otra parte, la Orden de 17 de abril de 2008 establece que la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa, actual Consejería de Economía, Innovación y Ciencia, es la responsable del fichero Responsable del fichero «Renove». Este fichero estaba declarado previamente por la Agencia Andaluza de la Energía en la Resolución de 24 de enero de 2008, por la que se regularizan ficheros de carácter personal gestionados por la Agencia. La Agencia Andaluza de la Energía trata este fichero por encargo de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia. Debido a estas circunstancias, se hace necesaria la supresión del fichero para proceder a regularizar la situación del mismo.

En el ejercicio de las atribuciones conferidas por el Decreto 21/2005, de 1 de febrero, por el que se aprueban los Estatutos de la Agencia Andaluza de la Energía, y a fin de dar cumplimiento al mandato legal del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, sobre creación, modificación y supresión de ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal gestionados por la Agencia Andaluza de la Energía asegurando a los ciudadanos el ejercicio legítimo de sus derechos,

RESUELVO

Primero. Creación de ficheros.

Se procede a la creación de ficheros que figuran en el Anexo I de la presente Resolución.

Segundo. Modificación de ficheros.

Se procede a la modificación de los ficheros de datos de carácter personal de la Agencia Andaluza de la Energía que se citan en el Anexo II.

Tercero. Supresión de ficheros.

Se procede a la supresión de los ficheros con datos de carácter personal de la Agencia Andaluza de la Energía que se enumeran en el Anexo III. Respecto de estos, se procederá a su borrado en todos los soportes en que se encuentre almacenado, de acuerdo con las medidas de seguridad aplicables al mismo.

Cuarto. Medidas de índole técnica y organizativa.

Los titulares de los órganos responsables de los citados ficheros, adoptarán las medidas de gestión y organización que sean necesarias, asegurando, en todo caso, la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en las demás normas vigentes.

Quinto. Cesiones de datos.

1. Los datos de carácter personal contenidos en los ficheros regulados por la presente Resolución, sólo podrán ser cedidos en los términos previstos en los artículos 11 y 21 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

2. Igualmente se podrán ceder al Instituto de Estadística de Andalucía, para fines estadísticos y de acuerdo con la Ley 4/1989, de 12 de diciembre, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Andalucía, los datos contenidos en los ficheros referidos en el Anexo I y el Anexo II de esta Resolución, cuando éste lo demande.

Sexto. Prestación de servicios de tratamiento de datos.

1. La Agencia Andaluza de la Energía podrá celebrar contratos de colaboración para el tratamiento de datos con estricto cumplimiento de lo señalado en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, respecto a las garantías y protección de los titulares de los datos.

2. Quienes, por cuenta de la Agencia Andaluza de la Energía, presten servicios de tratamiento de datos de carácter personal realizarán las funciones encomendadas conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y así se hará constar en el contrato que a tal fin se realice, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con fin distinto, ni comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

Séptimo. Derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos.

Las personas afectadas por los ficheros podrán ejercitar su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición de datos, cuando proceda, ante la unidad o servicio que para cada fichero se determina en el Anexo I de esta Resolución.

Disposiciones finales

Primera. Inscripción de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos.

Los ficheros relacionados en esta Resolución serán notificados a la Agencia de Protección de Datos por la Secretaría General de la Agencia Andaluza de la Energía, para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, mediante el traslado, a través del modelo normalizado elaborado a tal efecto, de una copia de la presente disposición.

Segunda. Entrada en vigor.

La presente Resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.

Sevilla, 28 de noviembre de 2011.- El Director General, Francisco José Bas Jiménez.

ANEXO I

CREACIÓN DE NUEVOS FICHEROS DE LA AGENCIA ANDALUZA DE LA ENERGÍA

Fichero: Usuarios de Red de Energía de la Junta de Andalucía

a) Finalidad y usos: La finalidad del fichero es la gestión de la relación de usuarios de la Red de Energía de la Junta de Andalucía.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Usuarios de la Red de Energía de la Junta de Andalucía.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos comunicados por los propios interesados en encuestas o entrevistas, formularios y solicitudes en soporte papel, electrónico y vía telemática.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Datos de características personales.

Datos académicos y profesionales.

Datos de detalle de empleo.

Datos económico-financieros y de seguros.

e) Cesión de datos prevista: Administraciones públicas.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

Fichero: Portal del empleado

a) Finalidad y usos: La finalidad del ficheros es el seguimiento y control de la asistencia al trabajo, cumplimiento del horario, la gestión de permisos y vacaciones, la elaboración de la nómina y gestión del personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos comunicados por los propios interesados en encuestas o entrevistas, formularios y solicitudes en soporte papel, electrónico y vía telemática.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Datos de características personales.

Datos académicos y profesionales.

Datos de detalle de empleo.

Datos económico-financieros y de seguros.

e) Cesión de datos prevista: Administraciones públicas.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

Fichero: Desempeño del empleado.

a) Finalidad y usos: La finalidad del fichero es la evaluación del desempeño de la carrera profesional dentro de la Agencia Andaluza de la Energía.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos comunicados por los propios interesados en encuestas o entrevistas, formularios y solicitudes en soporte papel, electrónico y vía telemática.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Datos de características personales.

Datos académicos y profesionales.

Datos de detalle de empleo.

e) Cesión de datos prevista: No se prevé la cesión de datos.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Medio.

Fichero: Gestor Corporativo

a) Finalidad y usos: La finalidad del fichero es la gestión integral de la administración económico-financiera de la Agencia Andaluza de la Energía.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos comunicados por los propios interesados en encuestas o entrevistas, formularios y solicitudes en soporte papel, electrónico y vía telemática.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Datos económico-financieros y de seguros.

e) Cesión de datos prevista: No se prevé la cesión de datos.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

Fichero: Cursos

a) Finalidad y usos: Datos recabados para la impartición de actividades formativas por parte de la Agencia Andaluza de la Energía.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: el propio interesado o su representante legal.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos comunicados por los propios interesados en encuestas o entrevistas, formularios y solicitudes en soporte papel, electrónico y vía telemática.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Datos de características personales.

Datos académicos y profesionales.

Datos de detalle de empleo.

e) Cesión de datos prevista: No se prevé la cesión de datos.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

Fichero: Proxy

a) Finalidad y usos: La finalidad del fichero es efectuar la restricción de acceso a Internet al personal de la Agencia Andaluza de la Energía en el uso de los recursos corporativos.

b) Personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

c) Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Datos registrados en el servidor proxy resultado de la navegación del personal que utiliza los puestos de trabajo de la Agencia Andaluza de la Energía.

d) Estructura básica del fichero y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Datos identificativos.

Características personales.

Datos de detalle de empleo.

e) Cesión de datos prevista: No se prevé la cesión de datos.

f) Responsable: Agencia Andaluza de la Energía.

g) Servicios o Unidades ante los que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Agencia Andaluza de la Energía, C/ Isaac Newton, 6 (antiguo Pabellón de Portugal), Sevilla, 41092.

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Medio.

ANEXO II

MODIFICACIÓN DE FICHEROS DE LA AGENCIA ANDALUZA DE LA ENERGÍA

Fichero: Selección de personal

i) Número de inscripción Registro: 2080670117.

ii) Motivo de la modificación: aplicación del artículo 81.5 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.

iii) Modificación:

h) Medidas de seguridad con indicación de nivel básico, medio o alto exigible: Básico.

ANEXO III

SUPRESIÓN DE FICHEROS DE LA AGENCIA ANDALUZA DE LA ENERGÍA

Fichero: Contactos Intranet

i) Descripción: Agenda de particulares e instituciones privadas con las que la Agencia Andaluza de la Energía ha establecido relación en el desarrollo de su actividad. El fichero será utilizado para gestionar la comunicación de actividades y eventos promovidos por Agencia Andaluza de la Energía.

ii) Código de inscripción: 208067010.

iii) Boletín Oficial en el que fue publicado: BOJA núm. 17, de 24 de enero de 2008.

iv) Motivo de la supresión: En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 2.2 y 2.3 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos y la finalidad y datos contenidos en el fichero Contactos Intranet tratado por la Agencia Andaluza de la Energía el fichero queda excluido del ámbito de la LOPD.

v) Destino de los datos o previsiones para su destrucción: incorporación de los datos del fichero a suprimir a la información corporativa de la Agencia Andaluza de la Energía.

Fichero: Nóminas

i) Descripción: Gestión de los recursos humanos de la Agencia Andaluza de la Energía en la elaboración de nóminas y la obtención de los ficheros destinados a la Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social entidades de crédito pagadoras.

ii) Código de inscripción: 2080670088.

iii) Boletín Oficial en el que fue publicado: BOJA núm. 17, de 24 de enero de 2008.

iv) Motivo de la supresión: Unificación del fichero a suprimir, dadas sus finalidades, con los ficheros Portal del empleado.

v) Destino de los datos o previsiones para su destrucción: incorporación de los datos del fichero a suprimir al fichero Portal del empleado.

Fichero: Gestor Corporativo y Personal

i) Descripción: Gestión integral de la administración de la Agencia Andaluza de la Energía. El fichero se utiliza en la gestión de la contabilidad, facturación, nóminas, asignación de recursos y flujo de comunicación en el desarrollo de la actividad laboral.

ii) Código de inscripción: 2080670104.

iii) Boletín Oficial en el que fue publicado: BOJA núm. 17, de 24 de enero de 2008.

iv) Motivo de la supresión: unificación del fichero a suprimir, dadas sus finalidades, con los ficheros Portal del empleado y Gestor corporativo de los que se declara su creación en la presente Resolución dadas sus finalidades. v) Destino de los datos o previsiones para su destrucción: incorporación de los datos del fichero a suprimir a los ficheros Portal del empleado y Gestor corporativo.

Fichero: Control de Presencia

i) Descripción: Seguimiento y control de la asistencia al trabajo, cumplimiento del horario y la gestión de permisos y vacaciones del personal de la Agencia Andaluza de la Energía.

ii) Código de inscripción: 2080670112.

iii) Boletín Oficial en el que fue publicado: BOJA núm. 17, de 24 de enero de 2008.

iv) Motivo de la supresión: unificación del fichero a suprimir, dadas sus finalidades, con el fichero Portal del empleado del que se declara su creación en la presente Resolución.

v) Destino de los datos o previsiones para su destrucción: incorporación de los datos del fichero a suprimir al fichero Portal del empleado.

Fichero: Renove

i) Descripción: Gestión de la resolución, pago y resumen de los incentivos del programa Renove de electrodomésticos de Andalucía. El fichero es utilizado en la tramitación de dichos incentivos.

ii) Código de inscripción: 2080670093.

iii) Boletín Oficial en el que fue publicado: BOJA núm. 17, de 24 de enero de 2008.

iv) Motivo de la supresión: el Responsable del fichero Renove es la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia según la Orden publicada en el BOJA núm. 76, el 17 de abril de 2008, siendo la Agencia Andaluza de la Energía encargada de su tratamiento.

v) Destino de los datos o previsiones para su destrucción: incorporación de datos del fichero a suprimir al fichero Renove de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia.

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