Objetivos
Favorecer la transferencia del máximo conocimiento posible adquirido en un puesto de trabajo, por parte de aquellas personas que abandonarían esa plaza en un concurso de traslados, hacia quien les va a suceder en su mismo puesto.
Desarrollo
El reto surge con la convocatoria de un concurso de movilidad y traslado de personal tras seis años sin celebrarse, que implicaba el movimiento estimado de unas 5.000 personas.
La experiencia demuestra que estos concursos de traslados del personal funcionario implican redistribuciones irregulares en las plantillas de personal, además de llevar aparejado un período necesario de adaptación de las personas que llegan nuevas a puestos de trabajo, que eran desempeñados con absoluto conocimiento por quienes ya no estaban.
En ocasiones es fácil encontrarse con realidades en las que toda la plantilla de la unidad es nueva y, por tanto, desconocedora inicial de las tareas administrativas. Esto provoca que la productividad de las unidades decaiga muy por debajo de lo deseado en un largo período de tiempo.
Gráfica de productividad a lo largo del tiempo en un concurso de traslados
Con las lecciones aprendidas de quienes ya habían tenido experiencias semejantes, se diseñó una metodología consistente en la elaboración de 3 actividades o “entregables” que funcionan como “contenedores” de conocimiento, que son susceptibles de transferir de la persona más sabia (en este caso la que abandonaba su puesto de trabajo en el concurso, la persona donante de conocimiento) a la aprendiza (la persona recién llegada al puesto y a la unidad administrativa, la persona receptora de conocimiento). Así, la persona donante se compromete a elaborar los siguientes entregables, supervisada por la persona superior jerárquica:
- TC01: Manual del puesto de trabajo. Elaborar un manual esquemático para el desempeño que recoge las diferentes tareas que realizaba en el puesto de trabajo que abandona, su ejecución en el marco de la unidad o equipo, así como las competencias necesarias para desarrollarlas y las personas y/o recursos claves a tener en consideración.
- TC02: Video. Grabar al menos un breve video (máximo 5 minutos de duración cada uno) contando lo esencial del puesto de trabajo, de forma coloquial, o bien aquella tarea compleja de describir simplemente en papel.
- TC03: Acompañamiento. Realizar al menos 3 sesiones de mentoría centrada en el asesoramiento, de común acuerdo entre las dos personas relacionadas en el proceso de cambio (2 horas máximo cada una, tras la toma de posesión del nuevo puesto).
Evaluación
La metodología TRANSFER se aplicó por primera vez en el concurso de traslados de 2017, y se viene haciendo habitualmente en los posteriores procesos de movilidad.
Las personas que toman posesión de la nueva plaza están muy satisfechas con la metodología TRANSFER (8,5/10). En menor medida lo están las personas responsables de las unidades (6/10), encargadas de “tutelar” los procesos de transferencia, que lo aprecian a veces como una carga extra de trabajo.
Metodología TRANSFER
El objetivo de esta metodología es favorecer la transferencia del conocimiento adquirido en el puesto de trabajo a lo largo del tiempo, por parte de aquellas personas que tienen la certeza de obtener una plaza diferente en un concurso de movilidad. Pretende favorecer la adaptación y la formación de los nuevos equipos, a la par que disminuir el impacto global en la productividad de las unidades administrativas.
- Presentación de la Metodología (pdf)
- Descripción de la Metodología (pdf)
- Manual de instrucciones para personas participantes (pdf)
- TC01: Manual práctico del puesto de trabajo. Plantilla Editable (odt)
- TC01: Manual práctico del puesto de trabajo. Ejemplo Ficticio (pdf)