El proyecto TRANSFER del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) para la transferencia de conocimientos entre el personal funcionario y laboral de la Junta ante jubilaciones y concursos de traslados ha sido galardonado con el Premio NovaGob Excelencia 2024 en la categoría de Gestión de personas. Estos premios, que se entregarán en Madrid el 12 de diciembre, reconocen experiencias pioneras desarrolladas por administraciones públicas de Iberoamérica para mejorar la gestión y el servicio a la ciudadanía.
El proyecto del IAAP, dependiente de la Consejería de Justicia, Administración Local y Función Pública, ha sido seleccionado por “su importancia en valorar el conocimiento como motor de la innovación y su eficacia para abordar la descapitalización del conocimiento debido a cambios de puesto y jubilaciones”.
El fallo del jurado ha destacado que se trata de una metodología “fácilmente escalable a otros departamentos o administraciones y ha demostrado un gran impacto en mantener la productividad organizacional”. De hecho, Murcia y Extremadura se interesaron por ella y tras contactar con Andalucía están poniéndola en marcha, según ha explicado el director del IAAP, José Loaiza, que asegura que “el Instituto Andaluz de Administración Pública es una escuela de escuelas”
Además, el jurado también ha puesto en valor que “es la primera vez que se aplica en la administración pública un proceso reglado de transferencia de conocimiento de manera masiva, con una metodología sólida y pilotajes. Considerado generador de eficiencia, este proyecto motiva a los empleados y mejora la calidad del servicio público, abordando la transferencia de conocimiento intergeneracional y asegurando que los servicios municipales y autonómicos no se vuelvan ineficientes al cambiar el personal”.
La metodología TRANSFER surgió en 2017 originalmente para paliar la problemática de los concursos de traslado y evitar el descenso de productividad en las unidades cuando profesionales experimentados se iban a otro destino y eran sustituidos por otros sin conocimientos previos en el trabajo específico de éstas.
Loaiza ha detallado que “desde entonces se ha aplicado en 3 concursos de traslado de personal funcionario y laboral, obteniendo cada vez más implicación e impacto” ya que “se trata de una metodología muy sencilla, al alcance de todo el mundo, centrada en la transferencia de conocimiento en el puesto de trabajo en los procesos de movilidad de los empleados públicos y en la concienciación sobre la necesidad de gestionar el conocimiento en organizaciones complejas para mejorar continuamente la productividad”.
Para la transferencia del conocimiento, el profesional saliente elabora un manual práctico del puesto de trabajo con las diferentes tareas que realizaba y graba uno o varios vídeos de 3 minutos contando lo esencial del puesto. Además, realiza al menos tres sesiones de mentoría y asesoramiento con la persona que va a reemplazarle.
Tras las experiencias realizadas en las que se ha usado esta metodología, el IAAP ha realizado encuestas de satisfacción de los profesionales implicados y ha recopilado reportes de los servicios de personal de las unidades administrativas. La principal conclusión ha sido la alta valoración de la utilidad del sistema y la menor necesidad de que los jefes responsables de unidad se impliquen en el relevo.
Con la experiencia de los concursos de traslados, actualmente se está aplicando también en procesos de jubilaciones y restructuraciones orgánicas. Para el director del IAAP, “es una de las piezas fundamentales en los protocolos que, al amparo de la Ley de Función Pública de Andalucía aprobada hace un año, tratarán de gestionar el relevo generacional que se está produciendo en la Junta de Andalucía”.
Los Premios NovaGob Excelencia se crearon en 2015 para reconocer y visibilizar la innovación que se desarrolla en las administraciones públicas de Iberoamérica. En estos años se han consolidado como una cita para descubrir y reconocer las experiencias pioneras que están revolucionando el sector público.
En una primera fase, 15.000 profesionales de la administración inscritos en la Red Social NovaGob eligen mediante su voto a los finalistas de cada categoría. Posteriormente, un jurado internacional compuesto por representantes de instituciones premiadas en ediciones anteriores evalúa los proyectos y selecciona a los ganadores.
Loaiza ha agradecido al jurado el reconocimiento al proyecto TRANSFER y ha alabado la dedicación de sus responsables en el IAAP y su compromiso para “impulsar la innovación y promover la excelencia en la gestión pública, siempre en busca de nuevas soluciones que mejoren la vida de los ciudadanos y fortalezcan nuestras instituciones".
El año pasado, otro proyecto del IAAP también fue reconocido en los Premios NovaGob 2023, en concreto en la categoría de Mejor idea aún no desarrollada. Se trata de ‘Croquetas de conocimiento’, pequeños videotutoriales elaborados para explicar trámites administrativos especialmente complejos a la ciudadanía.
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