La Consejería de Justicia e Interior de la Junta va a crear un archivo territorial en cada una de las provincias andaluzas para mejorar la gestión de la documentación de los juzgados y audiencias de la comunidad y facilitar, al mismo tiempo, la eliminación de la que carece de valor.
Hasta la fecha se han constituido ya los archivos judiciales territoriales de las provincias de Almería, Córdoba, Sevilla y Málaga, y la pretensión de la Junta es crear progresivamente estos espacios específicos para la documentación judicial en el resto de las provincias andaluzas para completar así el mapa archivístico de la comunidad.
Los archivos territoriales facilitan una adecuada gestión de la documentación judicial, así como un mejor acceso a ella por parte de los profesionales que prestan su servicio en los órganos judiciales como por parte de la ciudadanía en general. Además, estos espacios permiten agilizar la tramitación de los expedientes que son susceptibles de destrucción por su antigüedad y carencia de valor.
Estos archivos llevan a cabo una importante labor, puesto que en ellos se organiza y custodia la documentación remitida por cada ámbito judicial y al mismo tiempo se determina la relación de expedientes que son susceptibles de destrucción con el objetivo de propiciar la liberación de espacio. La eliminación de esta documentación es asumida por la Junta de Expurgo, un órgano creado por la Junta y el Tribunal Superior de Justicia de Andalucía (TSJA) para el desarrollo de esta labor.
El primer archivo territorial provincial se puso en marcha en Málaga en el año 2007 e ingresa una media mensual de 1.400 cajas de documentación judicial procedente de los archivos de gestión de los órganos judiciales de esa provincia.
De forma paralela, la Consejería de Justicia e Interior está trabajando en la implantación de una aplicación informática, denominada “Jara”, que permite gestionar adecuadamente los archivos judiciales andaluces, así como en la realización de las propuestas de eliminación a la Junta de Expurgo. Asimismo, va a continuar con la mejora de los medios técnicos y materiales, y la localización de nuevos espacios destinados a la conservación y custodia de la documentación judicial para equilibrar su volumen y modernizar su tratamiento.
Andalucía, referente en la gestión de archivos
Los proyectos para mejorar la gestión de los archivos judiciales que está impulsando el Gobierno andaluz están sirviendo de referencia a nivel nacional, donde está liderando un grupo de trabajo en esta materia dentro del Comité Técnico Estatal de la Administración de Justicia Electrónica (CTEAJE), órgano en el que están representados el Gobierno central, el Consejo General del Poder Judicial (CGPJ), Fiscalía General del Estado y las comunidades autónomas que tienen asumidas las competencias de Justicia.
Los contenidos y ventajas del programa de gestión de archivos judiciales que lleva a cabo de forma pionera la Junta están sirviendo de modelo y su experiencia será exportada al resto de España para su futura implantación. Andalucía se ha convertido así en una de las comunidades autónomas pioneras en la implantación de la gestión documental en el ámbito de la Administración de Justicia, cuyo objetivo fundamental es normalizar y racionalizar el volumen documental que produce y para prestar un servicio más eficaz y de calidad a la ciudadanía.
El proyecto “Jara” que está aportando la Junta, y que ha comenzado ya a implantarse en Sevilla y Málaga, es una sistema para mejorar la gestión de la documentación judicial que permite el control y acceso desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. La Consejería tiene prevista la implantación progresiva en el resto de Andalucía de esta herramienta que permite a los funcionarios judiciales mejorar los criterios de clasificación y descripción, así como asumir nuevas funcionalidades.
Jara es una aplicación web sencilla y de fácil manejo, accesible a través del Escritorio Judicial, que permite la creación de varios perfiles según las tareas encomendadas y que automatiza funciones claves entre el órgano judicial y el archivo de la sede judicial, como son las transferencias, el servicio de préstamos o los envíos a la Junta de Expurgo.
La cumplimentación de datos de esta aplicación está concebida para que se pueda hacer todo desde una misma pantalla, lo que permite la vinculación de los distintos tipos de procedimientos que se están realizando, como puede ser un juicio de falta con su ejecutoria o la descripción de las piezas separadas vinculadas con el procedimiento principal. Además, la aplicación permite asumir nuevas funciones en el futuro, según los requerimientos de los usuarios, y está preparada para poder integrarse con otros sistemas ya en funcionamiento, como es el Sistema de Gestión Procesal Adriano
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