Legalización de libros de una fundación

Legalización de libros

El procedimiento electrónico de legalización de los libros de las fundaciones será exigible a partir del ejercicio 2021.

Con el sistema electrónico no procede legalizar libros en blanco.

Solicitud electrónica de legalización de libros

La forma de presentación de los libros a legalizar para las fundaciones es mediante una petición con certificado digital a través de la Presentación Electrónica general, donde se debe indicar como destinatario la Consejería de Justicia, Administración Local y Función Pública / Dirección General de Justicia Juvenil y Cooperación.

En la solicitud para la legalización de los libros constarán necesariamente los siguientes datos:

• Nombre y apellidos de la persona que presenta la solicitud.
• Denominación de la fundación, identificación registral y domicilio.
• Relación de libros cuya legalización se solicita, así como el número de hojas de que se compone cada libro.
• Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
• Si la solicitud de iniciación no reuniera los requisitos exigidos, se requerirá a la persona que la hubiera presentado para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos.

Instrucciones para la legalización electrónica

Observaciones a tener en cuenta para el procedimiento de legalización:

• En cada ejercicio se deberán legalizar los libros obligatorios del ejercicio precedente.
• Debiendo presentarse un PDF por libro y por año:
  • Son libros obligatorios: Libro de Inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de Actas. Los libros obligatorios deberán ser presentados anualmente para su legalización antes de que transcurran los siete meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio.
  • También pueden presentarse para su legalización voluntaria los libros auxiliares que las fundaciones precisen.
• El libro a legalizar se adjuntará a la solicitud telemática en formato pdf. (En caso de superar el tamaño máximo que admite el sistema, se pueden presentar sucesivas solicitudes relacionadas necesarias). Dicho libro deberá cumplir los requisitos siguientes: deberá estar cumplimentados en su integridad, sus hojas numeradas correlativamente reflejarán los asientos y anotaciones en orden cronológico y los espacios en blanco deberán estar debidamente anulados.
• Las actas de las reuniones del Patronato y demás órganos de la fundación, reunidas en el libro de actas, serán autenticadas en la forma que establezcan los Estatutos o, en su defecto, con la firma del Secretario y el visto bueno del Presidente.
• Respecto al contenido del libro de Inventarios y cuentas anuales, su contenido (mínimo) estará formado por el Balance de Situación, la Cuenta de Resultados, la Memoria y el Inventario. Las Cuentas Anuales serán firmadas en todas sus hojas por la Secretaría y la Presidencia. Además, ambas firmas serán o electrónicas o manuscritas, no siendo posible la combinación de ambos procedimientos en un mismo documento. Si la firma es manuscrita, será preciso firmar por el anverso y el reverso de cada hoja, si estos últimos se utilizan.